Portal Rady Nadzorczej softXspace Board dla Piraeus Bank

soft Xpansion z powodzeniem zakończył wdrożenie portalu rady nadzorczej softXspace Board dla Piraeus Bank, części międzynarodowej Grupy Piraeus Bank. Od tej pory wszystkie 12 organów kolegialnych – w tym Rada Nadzorcza, Zarząd oraz szereg komisji – pracują wyłącznie z dokumentami elektronicznymi.

Wyzwanie

Zarządzanie 12 organami korporacyjnymi w oparciu o procesy papierowe generowało znaczące obciążenie operacyjne Piraeus Bank. Przygotowanie posiedzeń, dystrybucja porządku obrad, koordynacja głosowania oraz tworzenie protokołów – wszystko to wymagało ręcznej pracy i fizycznego obiegu dokumentów. Był to szczególny problem w okresie pandemii, gdy praca zdalna stała się koniecznością.

Bank potrzebował rozwiązania, które scyfryzuje cały cykl pracy organów kolegialnych, zachowując najwyższe standardy bezpieczeństwa i zgodności regulacyjnej wymaganej w sektorze bankowym.

Wdrożone funkcjonalności

Portal softXspace Board dostarczył kompleksowy zestaw funkcji dostosowanych do potrzeb ładu korporacyjnego Piraeus Bank:

• Automatyczne składanie wniosków – proponowane zagadnienia z krótkim uzasadnieniem i projektem uchwały zgłaszane elektronicznie
• Kalendarz korporacyjny – planowanie i wizualizacja harmonogramu posiedzeń, decyzji pisemnych i terminów
• Zarządzanie porządkiem obrad – tworzenie, zatwierdzanie i dystrybucja porządku obrad z funkcją zgłaszania propozycji
• Konfigurowalne ścieżki zatwierdzania – elastyczny obieg zatwierdzania dla wniosków i materiałów na posiedzenia
• Inteligentne powiadomienia – automatyczne przypomnienia dla członków organów o zbliżających się decyzjach i wydarzeniach
• Cyfrowy system głosowania – opcje „Za”, „Przeciw”, „Wstrzymuję się” z konfigurowalnymi algorytmami ustalania wyników oraz obsługą kwalifikowanego podpisu elektronicznego
• Generowanie protokołów – automatyczne tworzenie protokołów z posiedzeń ze śledzeniem decyzji, przydzielaniem zadań i monitorowaniem realizacji
• Responsywny design – pełna funkcjonalność na urządzeniach mobilnych i tabletach

Rezultaty wdrożenia

Projekt został zrealizowany w niecałe sześć miesięcy – od analizy początkowej do uruchomienia produkcyjnego. Kluczowe rezultaty:

• 12 organów kolegialnych w pełni scyfryzowanych – zero papieru w procesach ładu korporacyjnego
• Udział zdalny – członkowie organów mogą głosować i przeglądać materiały z dowolnego miejsca
• Szybsze podejmowanie decyzji – zautomatyzowane procesy skracają przygotowanie posiedzeń z dni do godzin
• Pełna zgodność regulacyjna – kwalifikowany podpis elektroniczny zapewnia moc prawną wszystkich decyzji
• Kompletna ścieżka audytu – każde głosowanie, komentarz i decyzja rejestrowane do celów kontrolnych

„Kolejnym krokiem jest dalszy rozwój funkcjonalności zgodnie z wymaganiami czasu i wdrażanie nowych systemów!” – Eduard Prodyedovych, Prezes soft Xpansion.

Rozwiązania dla ładu korporacyjnego

Produkt softXspace Board jest przeznaczony dla banków, instytucji finansowych, dużych przedsiębiorstw i instytucji publicznych, które potrzebują automatyzacji pracy rad nadzorczych, zarządów i komisji. Rozwiązanie jest częścią ekosystemu platformy softXspace i integruje się z modułami elektronicznego obiegu dokumentów oraz zarządzania umowami.

Powiązane studia przypadków:

• Portal organu kolegialnego – Bank Portal
• Portal organu kolegialnego – Piraeus Bank (pełne studium przypadku)

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest portal softXspace Board?

softXspace Board to cyfrowa platforma do automatyzacji pracy rad nadzorczych, zarządów i komitetów korporacyjnych. Obejmuje pełny cykl – od przygotowania agendy po głosowanie cyfrowe, generowanie protokołów i śledzenie decyzji.

Jak długo trwało wdrożenie w Piraeus Bank?

Projekt został zakończony w niecałe sześć miesięcy – od analizy do uruchomienia komercyjnego – cyfryzując wszystkie 12 organów kolegialnych, w tym Radę Nadzorczą, Zarząd i wiele komitetów.

Czy softXspace Board obsługuje prawnie wiążące podpisy cyfrowe?

Tak. Platforma obsługuje kwalifikowane podpisy elektroniczne (KPE) dla wszystkich głosowań i decyzji, zapewniając pełną ważność prawną i zgodność z wymogami regulacyjnymi bankowości.

Potrzebujesz cyfryzacji procesów ładu korporacyjnego? Skontaktuj się z nami w sprawie demonstracji.

Powiązane artykuły:

• soft Xpansion na DIGITAL BANKING FRONT & BACK-OFFICE. RPA DAY – 2025
• Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych
• Usprawnienie zarządzania umowami z rozwiązaniami Low-Code
• Jak Novus zautomatyzował zarządzanie umowami: wyniki pierwszej fazy