Portal Rady Nadzorczej softXspace Board dla Piraeus Bank
19 października 2021
soft Xpansion z powodzeniem zakończył wdrożenie portalu rady nadzorczej softXspace Board dla Piraeus Bank, części międzynarodowej Grupy Piraeus Bank. Od tej pory wszystkie 12 organów kolegialnych — w tym Rada Nadzorcza, Zarząd oraz szereg komisji — pracują wyłącznie z dokumentami elektronicznymi.
Wyzwanie
Zarządzanie 12 organami korporacyjnymi w oparciu o procesy papierowe generowało znaczące obciążenie operacyjne Piraeus Bank. Przygotowanie posiedzeń, dystrybucja porządku obrad, koordynacja głosowania oraz tworzenie protokołów — wszystko to wymagało ręcznej pracy i fizycznego obiegu dokumentów. Był to szczególny problem w okresie pandemii, gdy praca zdalna stała się koniecznością.
Bank potrzebował rozwiązania, które scyfryzuje cały cykl pracy organów kolegialnych, zachowując najwyższe standardy bezpieczeństwa i zgodności regulacyjnej wymaganej w sektorze bankowym.
Wdrożone funkcjonalności
Portal softXspace Board dostarczył kompleksowy zestaw funkcji dostosowanych do potrzeb ładu korporacyjnego Piraeus Bank:
- Automatyczne składanie wniosków — proponowane zagadnienia z krótkim uzasadnieniem i projektem uchwały zgłaszane elektronicznie
- Kalendarz korporacyjny — planowanie i wizualizacja harmonogramu posiedzeń, decyzji pisemnych i terminów
- Zarządzanie porządkiem obrad — tworzenie, zatwierdzanie i dystrybucja porządku obrad z funkcją zgłaszania propozycji
- Konfigurowalne ścieżki zatwierdzania — elastyczny obieg zatwierdzania dla wniosków i materiałów na posiedzenia
- Inteligentne powiadomienia — automatyczne przypomnienia dla członków organów o zbliżających się decyzjach i wydarzeniach
- Cyfrowy system głosowania — opcje „Za”, „Przeciw”, „Wstrzymuję się” z konfigurowalnymi algorytmami ustalania wyników oraz obsługą kwalifikowanego podpisu elektronicznego
- Generowanie protokołów — automatyczne tworzenie protokołów z posiedzeń ze śledzeniem decyzji, przydzielaniem zadań i monitorowaniem realizacji
- Responsywny design — pełna funkcjonalność na urządzeniach mobilnych i tabletach
Rezultaty wdrożenia
Projekt został zrealizowany w niecałe sześć miesięcy — od analizy początkowej do uruchomienia produkcyjnego. Kluczowe rezultaty:
- 12 organów kolegialnych w pełni scyfryzowanych — zero papieru w procesach ładu korporacyjnego
- Udział zdalny — członkowie organów mogą głosować i przeglądać materiały z dowolnego miejsca
- Szybsze podejmowanie decyzji — zautomatyzowane procesy skracają przygotowanie posiedzeń z dni do godzin
- Pełna zgodność regulacyjna — kwalifikowany podpis elektroniczny zapewnia moc prawną wszystkich decyzji
- Kompletna ścieżka audytu — każde głosowanie, komentarz i decyzja rejestrowane do celów kontrolnych
„Kolejnym krokiem jest dalszy rozwój funkcjonalności zgodnie z wymaganiami czasu i wdrażanie nowych systemów!” — Eduard Prodyedovych, Prezes soft Xpansion.
Rozwiązania dla ładu korporacyjnego
Produkt softXspace Board jest przeznaczony dla banków, instytucji finansowych, dużych przedsiębiorstw i instytucji publicznych, które potrzebują automatyzacji pracy rad nadzorczych, zarządów i komisji. Rozwiązanie jest częścią ekosystemu platformy softXspace i integruje się z modułami elektronicznego obiegu dokumentów oraz zarządzania umowami.
Powiązane studia przypadków:
- Portal organu kolegialnego — Bank Portal
- Portal organu kolegialnego — Piraeus Bank (pełne studium przypadku)
Najczęściej zadawane pytania
Czym jest portal softXspace Board?
softXspace Board to cyfrowa platforma do automatyzacji pracy rad nadzorczych, zarządów i komitetów korporacyjnych. Obejmuje pełny cykl — od przygotowania agendy po głosowanie cyfrowe, generowanie protokołów i śledzenie decyzji.
Jak długo trwało wdrożenie w Piraeus Bank?
Projekt został zakończony w niecałe sześć miesięcy — od analizy do uruchomienia komercyjnego — cyfryzując wszystkie 12 organów kolegialnych, w tym Radę Nadzorczą, Zarząd i wiele komitetów.
Czy softXspace Board obsługuje prawnie wiążące podpisy cyfrowe?
Tak. Platforma obsługuje kwalifikowane podpisy elektroniczne (KPE) dla wszystkich głosowań i decyzji, zapewniając pełną ważność prawną i zgodność z wymogami regulacyjnymi bankowości.
Potrzebujesz cyfryzacji procesów ładu korporacyjnego? Skontaktuj się z nami w sprawie demonstracji.
