System ECM dla KERNEL — KERNEL

Funkcjonalność 

Portal korporacyjny to pojedynczy punkt wejścia do przestrzeni informacyjnej firmy: 

• informacyjna strona główna z niezbędnymi dla pracownika informacjami, która podzielona jest na tematyczne konfigurowalne widgety 
• wyszukiwanie według zasobów informacyjnych firmy, wsparcie dla wyszukiwania według treści dokumentów 
• portal jest przystosowany do pracy na urządzeniach mobilnych 
• rozwiązanie oparte jest na architekturze cienkiego klienta - do pracy z portalem wystarczy przeglądarka i dostęp do Internetu 
• wsparcie dla integracji ze stronami firmowymi i grupami w serwisach społecznościowych 

Indywidualne konto pracownika: 

• konsolidacja wszystkich zadań przypisanych do pracownika, pogrupowanych według kategorii 
• możliwość przypisania do osobnego bloku zadań długoterminowych, nieoperacyjnych (audyt, kontrola realizacji celów strategicznych) 
• monitorowanie stanu realizacji zadań własnych oraz zadań wyznaczonych przez innych pracowników 
• informacje o wszystkich procesach, w których pracownik uczestniczy w dowolnej roli 
• zaimplementowano mechanizm przetwarzania zadań z klientów poczty elektronicznej i komunikatorów, co jest szczególnie istotne dla pracowników pracujących poza biurem 
• moduł HR: blok informacji o karierze, dane o podległości pracownika i zadaniach strategicznych 
• szybki dostęp do dokumentów osobistych 
• funkcja Out of Office - zadania pracownika są automatycznie delegowane do jego zastępców na czas nieobecności 
• wspierana jest integracja z platformami botowymi 
• bloki nawigacyjne do zasobów informacyjnych firmy, funkcjonalności systemu i portalu, inicjalizacja procesów biznesowych 
• scentralizowany katalog procesów i usług 
• możliwość planowania operacyjnego i taktycznego poprzez kalendarze osobiste i ogólne 
• wspólny korporacyjny katalog procesów biznesowych i aplikacji dostępnych dla pracowników w zależności od zakresu ich obowiązków 

Portal dla umów: 

• wdrożone zostały procedury dotyczące prawnie istotnego przepływu dokumentów pomiędzy podmiotami prawnymi firmy a kontrahentami 
• zamiast wysyłać dokumenty papierowe z pieczęciami, wysyłane są dokumenty elektroniczne z QES 
• certyfikaty dla kluczy są wydawane na żądanie użytkownika z Systemu 
• automatyzacja pracy z umowami wszystkich typów 
• przygotowanie, zatwierdzanie, podpisywanie dokumentów (w tym z QES) 
• wymiana dokumentów z kontrahentami 
• szablony dokumentów 
• wyszukiwanie w bazie umów 
• lista kontrolna realizacji dokumentów 

Portal Kontrahenta - stanowi jedyne okno dla kontrahentów firmy: 

• wymiana umów i dokumentów składowych z firmą 
• usługa podpisywania umów pozwala na wymianę prawnie istotnych dokumentów z nakładką i wizualizacją CEP 
• prowadzenie archiwum dokumentów 
• wyszukiwanie pełnotekstowe 
• wnioski o udział w programie spedycyjnym 
• dokumenty do ponownej rejestracji produktów w elewatorze 
• praca z elektronicznymi listami przewozowymi (eCN) 

Automatyzacja procesów HR: 

• systemy rocznej oceny pracy pracowników 
• planowanie i zatwierdzanie urlopów 
• wniosek o wydanie zaświadczenia z miejsca pracy 
• wniosek o zwolnienie i podpisanie arkusza obejścia 
• rekrutacja pracowników 
• adaptacja nowych pracowników 
• podróże służbowe 
• inne wnioski z zakresu HR 

Automatyzacja wniosków i usług wewnętrznych: 

• ServiceDesk 
• procesy audytu wewnętrznego 
• zamawianie samochodu, sali konferencyjnej, materiałów biurowych, obiadów itp. 
• zgłoszenia usług ochrony 
• i inne 

Terminal dla pracowników, którzy nie posiadają kont: 

• z terminali korzystają pracownicy zatrudnieni w fabrykach, windach itp. 
• informacje o płatnościach w celu wypełnienia formularza listy płac 
• informacje o rozliczeniach międzyokresowych w ramach wymagań dotyczących tworzenia dokumentów 
• rejestracja wniosków w systemie w celu dalszego zatwierdzenia 
• utoryzacja przez SMS 
• obsługa ekranów z obsługą dotykową 
• możliwość otrzymania następujących usług: zaświadczenie z miejsca pracy, rozliczenia międzyokresowe, rejestracja urlopów itp. 

Archiwum dokumentów elektronicznych: 

• dokumenty regulacyjne i referencyjne 
• dokumenty prawne 
• sprawy sądowe 

Wdrożenie platformy business intelligence:​

• wdrożono podsystem raportowania analitycznego z wykorzystaniem narzędzi Microsoft Power BI 
• wygodna prezentacja informacji zbiorczych, z możliwością uszczegółowienia niektórych aspektów w zależności od potrzeb 
• wizualna prezentacja raportów 

Wykorzystanie nowoczesnych cyfrowych kanałów interakcji:

• komunikatory, chatboty, email, aplikacje mobilne 
• Portale współpracy wdrożone w chmurze 
• Adaptacyjny design zapewniający optymalne doświadczenie użytkownika niezależnie od rodzaju urządzenia 
• Integracja systemu z firmowym krajobrazem, czyli z systemem ERP Navision, modułami księgowymi 1C, systemem zarządzania projektami JIRA, katalogami i kartotekami korporacyjnymi 

Wyniki wdrożenia 

• 1 000 000+ dokumentów podpisanych cyfrowo 
• 100 000+ dokumentów elektronicznych podpisywanych miesięcznie 
• Ponad 6 500 kontrahentów przekazuje firmie elektroniczne dokumenty mające znaczenie prawne 
• Ponad 2 500 pracowników korzysta z elektronicznego systemu zarządzania dokumentami firmy 
• Ponad 50 typów dokumentów ma w pełni zautomatyzowane procesy biznesowe do przetwarzania 

• Oszczędność czasu pracy i zwiększenie wydajności pracy. Po wdrożeniu systemu w Kernel czas zatwierdzania i podpisywania niektórych typów dokumentów został skrócony z 2-3 tygodni do 1 godziny. System pomógł wyeliminować marnowanie czasu pracy, uwalniając rezerwy pracowników do wykonywania nowych zadań, zwiększając tym samym efektywność wykorzystania czasu pracy 
• Przejrzystość procesów biznesowych. Standaryzacja i automatyzacja procesów biznesowych przyczynia się do zrównoważonego rozwoju firmy zgodnie z obowiązującym prawem, zasadami przejrzystości i uczciwości oraz polityką odpowiedzialności społecznej, ograniczając jednocześnie możliwość wystąpienia konfliktu interesów, naruszenia wewnętrznych polityk i procedur, nadużycia zaufania lub pozycji urzędowej w firmie 
• Poprawa efektywności systemu nadzoru korporacyjnego. Automatyzacja procesów biznesowych zwiększa szybkość i jakość podejmowania decyzji zarządczych, wdrażania procedur HR, procesów audytu wewnętrznego oraz przepływu dokumentów zarządczych, co zapewnia postępujące zmiany systemowe w zarządzaniu zasobami firmy 
• Redukcja kosztów logistycznych. Wdrożenie systemu pozwala uniknąć kosztów związanych z organizacją obiegu dokumentów w formie papierowej (koszty papieru, utrzymania urządzeń biurowych i zakupu materiałów eksploatacyjnych, przenoszenia kopii papierowych pomiędzy odległymi geograficznie jednostkami organizacyjnymi i biurami oraz przechowywania i utylizacji nośników papierowych) 
• Eliminacja przypadków utraty dokumentów. Stworzenie elektronicznego mechanizmu zatwierdzania dokumentów pozwala uniknąć utraty dokumentów papierowych. Zamiast tego informacje są bezpiecznie przechowywane w kilku centrach danych jednocześnie, a dzięki ich wielokrotnym kopiom ryzyko utraty jest wyeliminowane 
• Bezpieczeństwo procesów biznesowych. Rozwiązanie eliminuje możliwość fałszowania podpisów i sygnowanych dokumentów, w pełni spełniając nowoczesne wymagania i standardy bezpieczeństwa informacji 
• Indywidualne podejście. Wdrażając system, uwzględniamy specyfikę działalności i potrzeb klienta, zasady i standardy korporacyjne oraz specyfikę systemu zarządzania i procesów biznesowych. Takie podejście do wdrożenia rozwiązania pozwala nam osiągnąć potężny efekt synergiczny, który może pozytywnie wpłynąć na ogólne wyniki finansowe klienta

Powiązane studia przypadków: konto mieszkańca dla Baltic City Council, Microsoft 365 dla Siloxene, archiwum elektroniczne dla Kryvyi Rih City Council, archiwum elektroniczne dla Raiffeisen Bank, system Trembita dla Ministry Of Digital Transformation.