Menu

ECM system for KERNEL

Celem i założeniami projektu było stworzenie jednej przestrzeni informacyjnej dla wszystkich pracowników firmy, wdrożenie procedury obiegu dokumentów prawnie istotnych, zautomatyzowanie procedury obiegu dokumentów ogólnych, kadrowych, zarządczych, skrócenie czasu zatwierdzania i podpisywania dokumentów oraz zminimalizowanie kosztów logistycznych związanych z przenoszeniem papierowych kopii pomiędzy rozproszonymi geograficznie biurami

Funkcjonalność 

Portal korporacyjny to pojedynczy punkt wejścia do przestrzeni informacyjnej firmy: 

  • informacyjna strona główna z niezbędnymi dla pracownika informacjami, która podzielona jest na tematyczne konfigurowalne widgety 
  • wyszukiwanie według zasobów informacyjnych firmy, wsparcie dla wyszukiwania według treści dokumentów 
  • portal jest przystosowany do pracy na urządzeniach mobilnych 
  • rozwiązanie oparte jest na architekturze cienkiego klienta - do pracy z portalem wystarczy przeglądarka i dostęp do Internetu 
  • wsparcie dla integracji ze stronami firmowymi i grupami w serwisach społecznościowych 

Indywidualne konto pracownika: 

  • konsolidacja wszystkich zadań przypisanych do pracownika, pogrupowanych według kategorii 
  • możliwość przypisania do osobnego bloku zadań długoterminowych, nieoperacyjnych (audyt, kontrola realizacji celów strategicznych) 
  • monitorowanie stanu realizacji zadań własnych oraz zadań wyznaczonych przez innych pracowników 
  • informacje o wszystkich procesach, w których pracownik uczestniczy w dowolnej roli 
  • zaimplementowano mechanizm przetwarzania zadań z klientów poczty elektronicznej i komunikatorów, co jest szczególnie istotne dla pracowników pracujących poza biurem 
  • moduł HR: blok informacji o karierze, dane o podległości pracownika i zadaniach strategicznych 
  • szybki dostęp do dokumentów osobistych 
  • funkcja Out of Office - zadania pracownika są automatycznie delegowane do jego zastępców na czas nieobecności 
  • wspierana jest integracja z platformami botowymi 
  • bloki nawigacyjne do zasobów informacyjnych firmy, funkcjonalności systemu i portalu, inicjalizacja procesów biznesowych 
  • scentralizowany katalog procesów i usług 
  • możliwość planowania operacyjnego i taktycznego poprzez kalendarze osobiste i ogólne 
  • wspólny korporacyjny katalog procesów biznesowych i aplikacji dostępnych dla pracowników w zależności od zakresu ich obowiązków 

Portal dla umów: 

  • wdrożone zostały procedury dotyczące prawnie istotnego przepływu dokumentów pomiędzy podmiotami prawnymi firmy a kontrahentami 
  • zamiast wysyłać dokumenty papierowe z pieczęciami, wysyłane są dokumenty elektroniczne z QES 
  • certyfikaty dla kluczy są wydawane na żądanie użytkownika z Systemu 
  • automatyzacja pracy z umowami wszystkich typów 
  • przygotowanie, zatwierdzanie, podpisywanie dokumentów (w tym z QES) 
  • wymiana dokumentów z kontrahentami 
  • szablony dokumentów 
  • wyszukiwanie w bazie umów 
  • lista kontrolna realizacji dokumentów 

Portal Kontrahenta - stanowi jedyne okno dla kontrahentów firmy: 

  • wymiana umów i dokumentów składowych z firmą 
  • usługa podpisywania umów pozwala na wymianę prawnie istotnych dokumentów z nakładką i wizualizacją CEP 
  • prowadzenie archiwum dokumentów 
  • wyszukiwanie pełnotekstowe 
  • wnioski o udział w programie spedycyjnym 
  • dokumenty do ponownej rejestracji produktów w elewatorze 
  • praca z elektronicznymi listami przewozowymi (eCN) 

Automatyzacja procesów HR: 

  • systemy rocznej oceny pracy pracowników 
  • planowanie i zatwierdzanie urlopów 
  • wniosek o wydanie zaświadczenia z miejsca pracy 
  • wniosek o zwolnienie i podpisanie arkusza obejścia 
  • rekrutacja pracowników 
  • adaptacja nowych pracowników 
  • podróże służbowe 
  • inne wnioski z zakresu HR 

Automatyzacja wniosków i usług wewnętrznych: 

  • ServiceDesk 
  • procesy audytu wewnętrznego 
  • zamawianie samochodu, sali konferencyjnej, materiałów biurowych, obiadów itp. 
  • zgłoszenia usług ochrony 
  • i inne 

Terminal dla pracowników, którzy nie posiadają kont: 

  • z terminali korzystają pracownicy zatrudnieni w fabrykach, windach itp. 
  • informacje o płatnościach w celu wypełnienia formularza listy płac 
  • informacje o rozliczeniach międzyokresowych w ramach wymagań dotyczących tworzenia dokumentów 
  • rejestracja wniosków w systemie w celu dalszego zatwierdzenia 
  • utoryzacja przez SMS 
  • obsługa ekranów z obsługą dotykową 
  • możliwość otrzymania następujących usług: zaświadczenie z miejsca pracy, rozliczenia międzyokresowe, rejestracja urlopów itp. 

Archiwum dokumentów elektronicznych: 

  • dokumenty regulacyjne i referencyjne 
  • dokumenty prawne 
  • sprawy sądowe 

Wdrożenie platformy business intelligence:​

  • wdrożono podsystem raportowania analitycznego z wykorzystaniem narzędzi Microsoft Power BI 
  • wygodna prezentacja informacji zbiorczych, z możliwością uszczegółowienia niektórych aspektów w zależności od potrzeb 
  • wizualna prezentacja raportów 

Wykorzystanie nowoczesnych cyfrowych kanałów interakcji:

  • komunikatory, chatboty, email, aplikacje mobilne 
  • Portale współpracy wdrożone w chmurze 
  • Adaptacyjny design zapewniający optymalne doświadczenie użytkownika niezależnie od rodzaju urządzenia 
  • Integracja systemu z firmowym krajobrazem, czyli z systemem ERP Navision, modułami księgowymi 1C, systemem zarządzania projektami JIRA, katalogami i kartotekami korporacyjnymi 

Wyniki wdrożenia 

  • 1 000 000+ dokumentów podpisanych cyfrowo 
  • 100 000+ dokumentów elektronicznych podpisywanych miesięcznie 
  • Ponad 6 500 kontrahentów przekazuje firmie elektroniczne dokumenty mające znaczenie prawne 
  • Ponad 2 500 pracowników korzysta z elektronicznego systemu zarządzania dokumentami firmy 
  • Ponad 50 typów dokumentów ma w pełni zautomatyzowane procesy biznesowe do przetwarzania 


  • Oszczędność czasu pracy i zwiększenie wydajności pracy. Po wdrożeniu systemu w Kernel czas zatwierdzania i podpisywania niektórych typów dokumentów został skrócony z 2-3 tygodni do 1 godziny. System pomógł wyeliminować marnowanie czasu pracy, uwalniając rezerwy pracowników do wykonywania nowych zadań, zwiększając tym samym efektywność wykorzystania czasu pracy 
  • Przejrzystość procesów biznesowych. Standaryzacja i automatyzacja procesów biznesowych przyczynia się do zrównoważonego rozwoju firmy zgodnie z obowiązującym prawem, zasadami przejrzystości i uczciwości oraz polityką odpowiedzialności społecznej, ograniczając jednocześnie możliwość wystąpienia konfliktu interesów, naruszenia wewnętrznych polityk i procedur, nadużycia zaufania lub pozycji urzędowej w firmie 
  • Poprawa efektywności systemu nadzoru korporacyjnego. Automatyzacja procesów biznesowych zwiększa szybkość i jakość podejmowania decyzji zarządczych, wdrażania procedur HR, procesów audytu wewnętrznego oraz przepływu dokumentów zarządczych, co zapewnia postępujące zmiany systemowe w zarządzaniu zasobami firmy 
  • Redukcja kosztów logistycznych. Wdrożenie systemu pozwala uniknąć kosztów związanych z organizacją obiegu dokumentów w formie papierowej (koszty papieru, utrzymania urządzeń biurowych i zakupu materiałów eksploatacyjnych, przenoszenia kopii papierowych pomiędzy odległymi geograficznie jednostkami organizacyjnymi i biurami oraz przechowywania i utylizacji nośników papierowych) 
  • Eliminacja przypadków utraty dokumentów. Stworzenie elektronicznego mechanizmu zatwierdzania dokumentów pozwala uniknąć utraty dokumentów papierowych. Zamiast tego informacje są bezpiecznie przechowywane w kilku centrach danych jednocześnie, a dzięki ich wielokrotnym kopiom ryzyko utraty jest wyeliminowane 
  • Bezpieczeństwo procesów biznesowych. Rozwiązanie eliminuje możliwość fałszowania podpisów i sygnowanych dokumentów, w pełni spełniając nowoczesne wymagania i standardy bezpieczeństwa informacji 
  • Indywidualne podejście. Wdrażając system, uwzględniamy specyfikę działalności i potrzeb klienta, zasady i standardy korporacyjne oraz specyfikę systemu zarządzania i procesów biznesowych. Takie podejście do wdrożenia rozwiązania pozwala nam osiągnąć potężny efekt synergiczny, który może pozytywnie wpłynąć na ogólne wyniki finansowe klienta

Strona internetowa
Branża
Produkty i usługi
Kraj

  • Ukraina

Similar cases

Corporate portal

Grudzień, 2022

The enterprise portal contains news sections, navigation sections for access to the main important resources necessary for the work of enterprise employees

Learn more
Business Process Automation (purchases)

Grudzień, 2022

Automation of initiating and planning purchases 

Learn more
Automation of the Bidding Committee business processes

Wrzesień, 2022

The solution is designed to automate and optimize the workflow of the company's collegial body – the Bidding Committee, in order to ensure convenient and prompt formation of issues for consideration, organize the collegial body meetings and control the implementation of decisions adopted thereby

Learn more

soft Xpansion to międzynarodowa firma z ponad 25-letnim doświadczeniem w tworzeniu i wdrażaniu oprogramowania

Nasze social media
Skontaktuj się z nami