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Internal corporate portal

Unternehmensportal - ein zentraler Zugangsweg zum Informationsraum des Unternehmens

Projektbeschreibung 

Ziel der Implementierung des internen Unternehmensportals war es, einen zentralen Informationsraum für alle Mitarbeiter des Unternehmens zu schaffen. Das Portal soll Aufgaben zur Verbesserung der Kommunikation, zur Vermittlung der Unternehmenskultur von 1+1 media, zur Automatisierung interner Dienste und Prozesse, zur Bereitstellung eines praktischen Feedback-Tools, zur Schaffung einer einheitlichen Knowledge Base usw. lösen. 

Ungeachtet der schwierigen Umstände, die durch die Pandemie und den Krieg in der Ukraine verursacht wurden, einschließlich der anhaltenden Stromausfälle, ist es unseren Teams gelungen, ein hohes Maß an Professionalität zu zeigen und das Projekt auf der softXspace-Plattform und dem Orchard Core CMS erfolgreich umzusetzen. Es besteht aus zwei Phasen - der Erstellung des Portals selbst und seiner Hauptteile sowie der Verbesserung seiner Funktionalität und des Feedbacks. Zurzeit arbeiten wir an der ergänzenden dritten Phase, die eine weitere Modernisierung des Portals vorsieht. 


Phase 1: Erstellung des Portals selbst und seiner Hauptteile 


Persönliche Mitarbeiterkonte: 

  • Zusammenführen von Informationen aus verschiedenen Systemen, das es den Nutzern ermöglicht, wichtige Daten schnell und einfach einzusehen 
  • Informationen über Krankenversicherungen 
  • Informationen über die Verantwortlichkeiten der Stelle und die Position in der Unternehmensstruktur 
  • Darstellung der dem Mitarbeiter zugewiesenen materiellen Güter und Bücher der Bibliothek 
  • Anzeige aller Veröffentlichungen des Mitarbeiters 
  • Rubrik „My Support“: Liste der Kontaktdaten von Experten, die der Abteilung zugeordnet sind, in der der Mitarbeiter arbeitet und an die er sich bei Bedarf wenden kann 
  • Verpflegung: Statistiken über die Ausgaben im unternehmenseigenen Café für den ausgewählten Zeitraum und Möglichkeit der Online-Überwachung der Warteschlange im Café 
  • Persönliche Einstellungen: Hinzufügen, Ändern oder Löschen des Profilfotos und Links zu Social-Media-Seiten und Messengern 
  • Einstellungen für Benachrichtigungen: Empfang von Push-Benachrichtigungen über die Veröffentlichung neuer Artikel in ausgewählten Kategorien 
  • Sicherheitseinstellungen des Profils: Login-Historie, Möglichkeit, sich von allen Geräten abzumelden 

HR-Bereich: 

  • Es können arbeitsplatzbezogene Bescheinigungen, über das Einkommen, zur Erlangung eines Visums usw. bestellt werden 
  • Offene Stellen: aktuelle Stellenangebote des Unternehmens mit der Möglichkeit, einen Lebenslauf zu versenden oder jemanden zu empfehlen 
  • Berufliche Veränderungen: Arbeitsantritt eines neuen Mitarbeiters oder Änderung der Position eines beliebigen Mitarbeiters im Team 
  • Organisationsstruktur des Unternehmens mit Links zu den Strukturabteilungen und Mitarbeiterprofilen (Name, Position, Anzahl der unterstellten Mitarbeiter, Kontakte, Verantwortlichkeiten), Synchronisierung mit dem HRM-System 
  • Kompetenzmodell und Einstufung: Beschreibung der Kompetenzen im Unternehmen und der Einstufung der Mitarbeiter in 10 Stufen, Verantwortungsbereiche und Beispiele für Positionen auf jeder Stufe, für ein besseres Verständnis der Karrieremöglichkeiten und Wachstumswege im Unternehmen 

Unternehmenskultur: 

  • Informationen über Werte, Mission, Unternehmensregeln und soziale Verantwortung 
  • Bereich "Newbie Book" (Onboarding), enthält verschiedene Informationen, die dabei helfen, sich schnell im Unternehmen zurechtzufinden und sich über die Unternehmenskultur, Traditionen und Tätigkeitsbereiche zu informieren 
  • Geburtstage: Anzeige der bevorstehenden Geburtstage der Kollegen mit der Möglichkeit, Glückwünsche zu versenden 
  • Eine Mediengalerie ermöglicht die Betrachtung von Fotos und Videos von Unternehmensveranstaltungen 
  • Digests: Die Beschreibung kann eingesehen und ein wöchentliches Informationsmagazin kann heruntergeladen werden 
  • Vergünstigungen und Unternehmensrabatte: Liste und Informationen zu jedem Angebot, das den Mitarbeitern zur Verfügung steht 
  • Corporate Store: eine Liste der Produkte mit Foto, Beschreibung, Preis und Kontakten für den Kauf 

Multifunktionales und modernes Content Management System Orchard CMS: 

  • Komfortables Werkzeug zum Hinzufügen von Inhalten zum internen Portal 
  • Schnelle Erstellung neuer Seiten mit Hilfe eines Designers, der mehr als 100 verschiedene Widgets enthält 
  • Hinzufügen von Tags zu jeder Art von Inhalt für eine spätere einfache Navigation 
  • Konfiguration von Navigationsbereichen für die Informationsquellen des Unternehmens, allgemeine Funktionen und Initiierung von Geschäftsprozessen 
  • Integration von unternehmensinternen und externen Quellen in die Oberfläche des internen Portals (als Frames) 

Startseite und andere thematische Bereiche des Portals: 

  • Informative Homepage mit allem Wissenswerten für die Mitarbeiter, das in verschiedene Rubriken unterteilt ist (TOP-News, CEO-Appeal, interne Projekte, Stellenangebote, Bibliothek, bevorstehende externe Veranstaltungen, Umfrage, Feed über unternehmensinterne Veranstaltungen, etc.) 
  • Interaktive Büroübersicht für die Suche nach Mitarbeitern mit schnellem Zugriff auf deren Kontaktdaten 
  • Unternehmensbibliothek, in der die Nutzer sowohl elektronische als auch gedruckte Bücher bestellen können 
  • Wissensdatenbank des Unternehmens mit Zugang zu aktuellen Dokumenten aus den Bereichen Verwaltung, Personalwesen, PR, IT, Finanzen usw. (d. h. die Nutzer können Dokumentenvorlagen, Bewerbungsformulare und aktuelle Marketingmaterialien abrufen) 
  • Komfortable Strukturierung und Suche, auch im Volltext, für die Wissensdatenbank 
  • Durchführung von Umfragen und Abstimmungen mit der Möglichkeit, entsprechende Zeiträume festzulegen und Statistiken einzusehen 
  • Handbuch der Serviceleistungen mit deren Kontaktinformationen 
  • Powersuche nach Kollegen oder Informationsressourcen des Unternehmens, auch über den Inhalt der Dokumente 
  • Integrationen mit internen Systemen des Unternehmens: Buchhaltungssystem, ADFS, usw. 
  • Anpassung des Portals für mobile Geräte mit der Möglichkeit, rund um die Uhr und von überall aus zu arbeiten 
  • Intuitive Oberfläche und Design für komfortable Nutzung des Portals durch die Mitarbeiter 

Sicherheit und Zuverlässigkeit: 

  • Authentifizierung durch den ADFS-Dienst, der Probleme mit der Zugangsidentifizierung vollständig löst 
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung 
  • OWAST, bietet Sicherheit für Websites 
  • Verwendung von sicheren Frameworks und Bibliotheken, gesicherter Zugang zu Datenbanken, Verschlüsselung und Schutz von Informationen, obligatorische Zugangskontrolle 
  • Erfolgreich abgeschlossenes IT-Sicherheitsaudit 
  • Benachrichtigungssystem durch E-Mails über Aktionen, die auf potentiell unsichere Ereignisse hinweisen könnten (z.B. Massenlöschung oder Änderung des Inhalts) 

Phase 2: Verbesserung des Portals und neue Instrumente für die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern 

Feed für Unternehmensveranstaltungen, wodurch das Portal zu einem vollwertigen sozialen Netzwerk von 1+1 media wird. Jeder Mitarbeiter kann einen Beitrag hinzufügen, sich über aktuelle Nachrichten, Veröffentlichungen von Kollegen und interessante Veranstaltungen informieren und Kommentare hinterlassen oder darauf reagieren👍😂❤️🔥 

HR-Bereich: Kalender für die Urlaubsplanung (automatische Urlaubsplanung im Profil des Mitarbeiters mit Überwachung des Bearbeitungsstandes und Push-Benachrichtigungen) 

Aktualisierung der Informationen auf der Homepage, die alle für den Mitarbeiter notwendigen Daten enthält und in thematische Bereiche unterteilt ist (TOP-News, СЕО-Appell, interne Projekte, Stellenangebote, Bibliothek, kommende externe Veranstaltungen, Umfrage, Feed für Unternehmensveranstaltungen usw.) 

Eigener Bereich mit aktuellen und archivierten Daten aller Holdinggesellschaften mit Informationen über deren Details, Dokumentenvorlagen usw. 

Möglichkeit, Gruppennachrichten für Mitarbeiter einzurichten, und auch die Kategorie der Portalnutzer auszuwählen, an die die Nachrichten gerichtet werden sollen 

Aktualisierung des mobilen Layouts für eine noch angenehmere Arbeit der Nutzer des Portals rund um die Uhr von jedem Ort und auf jedem Gerät 

Überarbeitung des Interface-Layouts und seines Designs für eine noch komfortablere Verwendung des Portals 


Implementierungsergebnisse 

  • 2000+ Portalnutzer insgesamt 
  • 600+ Mitarbeiter nutzen das Portal jeden Tag 
  • 50 000+ Seitenaufrufe auf dem Portal pro Monat 
  • Durchschnittliche Verweildauer der Nutzer auf dem Portal beträgt fast 10 Minuten pro Sitzung 
  • Zeitersparnis und Verbesserung der Leistungen 
  • Komfortables Arbeiten auf dem Portal auch für entfernte Beschäftigte dank der erweiterten Möglichkeiten, Tablet-PCs und andere mobile Geräte dort rund um die Uhr zu nutzen, wobei lediglich eine Internetverbindung erforderlich ist 
  • Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit und Bindung des Personals: Das interne Unternehmensportal trägt dazu bei, eine bequeme und attraktive Umgebung zu schaffen, in der sich die Beschäftigten als Teil des Teams fühlen können und echte Karrieremöglichkeiten sehen 
  • Schnelle Kommunikation zwischen den Mitarbeitern des Unternehmens ermöglicht es ihnen, alle Regeln und beruflichen Fähigkeiten zu erlernen, aktiv mit den Kollegen zu interagieren und persönliche Aufgaben effizient zu erledigen 
  • Konsolidierung aller erforderlichen Arbeitsunterlagen 
  • Komfortable Suche nach Informationen im Allgemeinen und nach arbeitsplatzbezogenen Informationen im Besonderen 
  • Möglichkeit zur automatisierten Urlaubsplanung spart Zeit und Ressourcen, reduziert Fehlerrisiken, erhöht die Effizienz und verbessert die Gesamterfahrung der Mitarbeiter und der Unternehmensleitung 
  • Stärkere Einbindung der Mitarbeiter in das interne Unternehmengeschehen 
  • Erhöhung der Steuerbarkeit von internen Abläufen und Prozessen durch die Erfassung der Arbeitszeiten

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