Опис проєкту
Метою впровадження внутрішнього корпоративного порталу було створення єдиного інформаційного простору для усіх співробітників компанії. Портал повинен вирішувати завдання щодо покращення комунікації, ознайомлення із корпоративною культурою 1+1 media, автоматизації внутрішніх сервісів та процесів, забезпечення зручним інструментом зворотного зв'язку, формування єдиної бази знань тощо.
Незважаючи на складні обставини, які виникли через пандемію, війну в Україні та блекаути, наші команди зуміли показати високий рівень професіоналізму та успішно реалізувати проєкт на платформі softXspace та Orchard Core, який включав два етапи: створення порталу та його основних блоків, а також покращення порталу та комунікації. Наразі ми активно працюємо над третім етапом проєкту, який передбачає подальшу модернізацію порталу
1 етап розвитку: створення порталу та основних блоків
Особисті кабінети співробітників:
- агрегація інформації з різних систем, що дозволяє користувачам швидко та легко переглядати важливі дані
- інформація про медичне страхування
- інформація про посадові інструкції та місце в структурі компанії
- відображення закріплених за співробітником матеріальних цінностей, книг з бібліотеки відображення усіх публікацій співробітника
- блок «Моя підтримка»: список контактних даних фахівців, які закріплені за департаментом, в якому працює співробітник, та до яких він може звернутись за потребою
- харчування: статистика витрачених коштів в корпоративному кафе за вибраний період, можливість спостереження за чергою в корпоративному кафе у режимі онлайн
- особисті налаштування: додавання, зміна або видалення фото профілю, сторінок у соціальних мережах, месенджерів)
- налаштування повідомлень: отримання пуш-повідомлень при публікаціях нових артиклів у рубриках за вибором
- безпека профілю: історія входів, можливість вийти з усіх девайсів
HR блок:
- можливість замовлення довідок з місця роботи, про доходи, для отримання візи тощо
- вакансії: актуальні вакансії компанії з можливістю відправити резюме або порекомендувати товариша
- кар’єрні зміни: початок роботи нового співробітника або зміна посади будь-якого співробітника команди
- організаційна структура компанії з посиланнями на структурні підрозділи, профілі колег (фото, ПІБ, посада, кількість підлеглих, контактна інформація, посадові обов'язки), синхронізується з системою HRM
- модель компетенцій та грейдинг: опис компетенцій компанії та грейдингу співробітників за 10-ти рівнями, зон відповідальності та приклади посад за кожним рівнем грейду, щоб краще розуміти можливості кар’єрного зростання та варіанти росту в компанії
Корпоративна культура:
- інформація про цінності, місію, правила компанії та соціальну відповідальність
- блок «Книжки новачка» (онбординг) має збірник інформації, який допомагає швидко адаптуватися в компанії та дізнатися інформацію про корпоративну культуру й традиції, напрями діяльності
- дні народження: перегляд стрічки найближчих днів народження колег з можливістю долучення до привітань
- медіагалерея: можливість переглядати фото та відео корпоративних подій
- дайджести: можливість переглянути опис та завантажити випуск щотижневого журналу
- пільги та корпоративні знижки: перелік та інформація за кожною позицією щодо отримання співробітником
- корпоративний магазин: перелік брендованої продукції з фото, описом, ціною та контактами для придбання
Домашня сторінка та інші тематичні блоки порталу:
- інформативна домашня сторінка з необхідною інформацією для співробітника, яка розбита за тематичними блоками (ТОП новини, Звернення СЕО, Внутрішні проєкти, Вакансії, Бібліотека, Найближчі події, Опитування, Корпоративна стрічка подій тощо)
- інтерактивна карта офісів із пошуком за співробітником та з доступом до їх контактів
- корпоративна бібліотека, де користувачі можуть замовити електронні або паперові версії книг
- корпоративна база знань з доступ до актуальних адміністративних, HR, PR, IT, фінансових документів тощо (користувачі можуть отримати шаблони документів, бланки заяв, актуальні маркетингові матеріали)
- база знань зручно структурована та має багатофункціональний пошук, зокрема повнотекстовий
- проведення опитувань та голосувань з можливістю встановлення періоду актуальності опитування та перегляду статистики
- довідник служб з контактною інформацією
- зручний пошук колег та пошук за інформаційними ресурсами компанії, підтримка пошуку за змістом документів
- інтеграція з внутрішніми системами компанії: бухгалтерська система, ADFS тощо
- портал адаптований для роботи на мобільних пристроях з можливістю працювати 24/7 будь-де та з будь-якого пристрою
- комфортна робота співробітників на порталі завдяки простому та інтуїтивно зрозумілому інтерфейсу й дизайну
Багатофункціональна та сучасна система управління контентом Orchard CMS:
- зручний інструмент для додавання контенту внутрішнього порталу
- швидке створення нових сторінок за допомогою конструктору з більше ніж 100 різноманітних віджетів
- можливість додавати теги до будь-якого виду контенту для подальшої зручної навігації
- налаштування блоків навігації до інформаційних ресурсів компанії, функціональності системи та порталу, ініціалізації бізнес-процесів
- інтеграція внутрішніх та зовнішніх ресурсів компанії в інтерфейс внутрішнього порталу (у вигляді фреймів)
Безпека та надійність:
- аутентифікація за допомогою використання служби ADFS, яка забезпечує вирішення ідентифікації доступу
- наявність двофакторної аутентифікації
- OWAST забезпечує безпеку вебсайтів
- використання безпечних фреймворків і бібліотек, безпечний доступ до баз даних, кодування та захист інформації, обов’язковий контроль доступу
- успішно проведено аудит ІТ-безпеки
- система оповіщення на e-mail щодо подій, які можуть сигналізувати про потенційно небезпечні ситуації (видалення або зміна значної кількості контенту)
2 етап розвитку: покращення порталу та нові інструменти комунікації
- Корпоративна стрічка подій, завдяки якій портал стає повноцінною соціальною мережею компанії. Кожен співробітник може додати пост, дізнатись про актуальні новини, публікації колег та цікаві події, залишити коментарі або відреагувати 👍😂❤️🔥
- HR блок: календар планування відпусток (автоматизоване планування відпусток у профілі співробітника з відображенням статусу його обробки, push-сповіщеннями)
- Оновлення інформативної домашньої сторінки, яка містить необхідну інформацію для співробітника та розбита за тематичними блоками (ТОП новини, Звернення СЕО, Внутрішні проєкти, Вакансії, Бібліотека, Найближчі події, Опитування, Корпоративна стрічка подій тощо)
- Спеціальний розділ з актуальними та архівними даними за усіма компаніями холдингу та інформацією про їх реквізити, бланки документів тощо
- Можливість налаштування групових розсилок новин співробітникам з можливістю вибору категорій користувачів порталу, яким буде адресована новина
- Оновлення мобільної верстки задля ще більш зручної роботи співробітників на порталі 24/7 будь-де та з будь-якого пристрою
- Оновлення верстки інтерфейсу й дизайну задля ще більш комфортної роботи співробітників на порталі
Результати впровадження
- 2 000+ користувачів порталу
- 600+ співробітників користуються порталом кожен день
- 50 000+ переглядів сторінок порталу на місяць
- Середній час взаємодії користувача на порталі, протягом одної сесії — майже 10 хв
- Економія робочого часу і підвищення продуктивності праці
- Комфортна робота у порталі навіть для віддалених працівників, за допомогою розширення можливостей використання планшетних комп'ютерів і інших мобільних пристроїв для роботи з порталом 24/7 за умовою підключення до мережі Інтерне
- Підвищення задоволеності співробітників та збереження кадрів: внутрішній корпоративний портал допомагає створити зручну та привабливу робочу середу, де співробітники можуть відчувати себе частиною команди та бачити реальні кар'єрні можливості
- Швидка комунікація співробітників компанії, яка дозволяє ознайомиться з усіма порядками, професійними навичками, активно взаємодіяти з іншими співробітниками та ефективно виконувати власні обов'язки
- Консолідація усіх необхідних для роботи документів
- Зручність пошуку інформації та місцезнаходження співробітника
- Автоматизована процедура планування відпустки зберігає час та ресурси, зменшує можливі помилки, підвищує ефективність та поліпшує загальний досвід співробітників і керівництва компанії
- Збільшена залученість працівників у внутрішніх подіях компанії
- Підвищення контрольованості внутрішніх процедур та процесів завдяки обліку робочого часу співробітників
