Elektronisches DMS für den Stadtrat von Rubizhne

Q: Was ist ein DMS und warum brauchen Behörden eines?

Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem digitalisiert alle Dokumenten-Workflows und ersetzt papierbasierte Prozesse durch automatisiertes Routing, digitale Signaturen und strukturierte Archivierung. Für Behörden gewährleistet ein DMS Transparenz und Compliance.

19 August 2020

soft Xpansion hat das elektronische Dokumentenmanagementsystem softXspace Government im Stadtrat von Rubizhne (Gebiet Luhansk, Ukraine) erfolgreich implementiert — ein wichtiger Meilenstein in der Digitalisierung der lokalen Verwaltungsdienste in der Ostukraine.

Projekthintergrund

Das Projekt wurde im Rahmen des USAID-Programms „Demokratische Regierungsführung in der Ostukraine" (DG-East) mit finanzieller Unterstützung der Agentur der Vereinigten Staaten für internationale Entwicklung umgesetzt. Ziel war es, papierbasierte Dokumenten-Workflows durch ein modernes elektronisches Dokumentenmanagementsystem zu ersetzen, das behördlichen Standards entspricht und transparente, rechenschaftspflichtige Verwaltung unterstützt.

Umfang der Implementierung

Das Team von soft Xpansion passte das System softXspace Government an die organisatorischen Abläufe des Stadtrats von Rubizhne an. Die Implementierung umfasste:

Systemanpassung — Konfiguration des DMS entsprechend der Organisationsstruktur und den Dokumentenroutingregeln des Stadtrats
Qualifizierte elektronische Signatur (QES) — rechtssichere digitale Unterzeichnung von Dokumenten gemäß ukrainischen Standards
Individuelle Freigabe-Workflows — Entwicklung einer Funktionalität zur eigenständigen Konfiguration und Verwaltung von Dokumentenfreigaberouten durch die Behörde
Mitarbeiterschulung — umfassendes Schulungsprogramm für die Fachleute des Exekutivkomitees zur täglichen Nutzung des DMS
Dokumentation und Zertifizierung — Erstellung der erforderlichen Dokumentation für den Aufbau des Informationsschutzsystems (KSZI) und Durchführung der Zertifizierung mit IT-Beratung und Audit
Integration — Anbindung des DMS an bestehende behördliche Informationssysteme

Ergebnisse und Wirkung

Nach der Implementierung stellte der Stadtrat von Rubizhne auf vollständig digitales Dokumentenmanagement um. Wesentliche Ergebnisse:

Eliminierung papierbasierter Workflows — gesamte ein- und ausgehende sowie interne Korrespondenz wird digital verarbeitet
Schnellere Dokumentenverarbeitung — automatisiertes Routing reduziert die Bearbeitungszeit von Tagen auf Stunden
Vollständiger Prüfpfad — jede Aktion an jedem Dokument wird für Transparenz und Rechenschaftspflicht protokolliert
24/7-Zugriff — autorisierte Mitarbeiter können von jedem Standort auf Dokumente zugreifen
Compliance — das System erfüllt die ukrainischen Regierungsstandards für elektronisches Dokumentenmanagement

Dieses Projekt markierte einen weiteren Schritt zur Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung, und wir sind stolz, gemeinsam mit unseren Partnern bei USAID und dem DG-East-Programm dazu beigetragen zu haben.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein DMS und warum brauchen Behörden eines?

Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (DMS) digitalisiert alle Dokumenten-Workflows — eingehende, ausgehende und interne Korrespondenz — und ersetzt papierbasierte Prozesse durch automatisiertes Routing, digitale Signaturen und strukturierte Archivierung. Für Behörden gewährleistet ein DMS Transparenz, Rechenschaftspflicht und Compliance.

Wurde das Rubizhne-Projekt von einer internationalen Organisation finanziert?

Ja. Das Projekt wurde im Rahmen des USAID-finanzierten Programms „Demokratische Regierungsführung in der Ostukraine" (DG-East) umgesetzt — einer 57-Millionen-Dollar-Initiative zur Unterstützung transparenter Verwaltung und Digitalisierung in ostukrainischen Kommunen.

Hat soft Xpansion weitere Projekte zur Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung?

Ja. soft Xpansion hat DMS-Lösungen für den Stadtrat von Mariupol, den Stadtrat von Tschortkiw und das Informationssystem Vulyk für das Ministerium für digitale Transformation implementiert. softXspace Government ist speziell für lokale und nationale Behörden konzipiert.