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Contract management system

Das System ist so konzipiert, dass es den Prozess der vertraglichen Aktivitäten innerhalb eines Unternehmens organisiert. Alle wichtigen Aktionen und Phasen des Vertragsprozesses sind automatisiert - von der Überprüfung und Akkreditierung der Geschäftspartner über die Initiierung, Freigabe und Unterzeichnung von Vertragsentwürfen bis hin zur Überwachung der Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen mit automatischer Erinnerung an die Vertragsverlängerung oder Kündigung

Funktionalität 

  • Automatisierung der Prozesse zur Verwaltung von Vertragsdokumenten (Vertrag, Zusatzvereinbarung, Spezifikation, Zertifikat, Anhang usw.) 
  • Führung eines Verzeichnisses von Vertragspartnern, Überprüfung der Vertragspartner und Akkreditierung. Unterstützung der Akkreditierung nach verschiedenen Kategorien 
  • Integration mit den YouControl-Online-Diensten zur Überprüfung des Vertragspartners und zur automatischen Annahme der entsprechenden Daten 
  • Automatische Erinnerung an die erneute Akkreditierung einer Vertragspartei 
  • Unterstützung von Standard- und Nicht-Standardvorlagen für Vertragsdokumente und Wege zur Freigabe/Unterzeichnung derselben 
  • Automatische Erkennung des Dokumentenwegs auf der Grundlage von Vertragsart, Wert, Währung oder anderen Bedingungen 
  • Automatische Erstellung und Ausfüllen von DOCX- und XLSX-Vorlagen für Vertragsdokumente auf der Grundlage der Daten in der Dokumentenkarte 
  • Möglichkeit zur manuellen Bearbeitung von editierbaren Blöcken in generierten Dokumenten 
  • Freigabedesign, das es ermöglicht, Freigabewege mit einer beliebigen Anzahl von Stufen und freigebenden Personen zu konfigurieren und Wege für die zukünftige Verwendung zu speichern 
  • Möglichkeit, Vertragsdokumente aus der Ferne (außerhalb des Büros) freizugeben und zu pflegen 
  • Unterstützung der gemeinsamen, gleichzeitigen Bearbeitung von Dokumenten durch die Personen, die die Dokumente freigeben, Hinzufügen von Kommentaren und Beifügen zusätzlicher Dateien während des Freigabeprozesses 
  • Möglichkeit, Dokumente online mit Office 365 zu bearbeiten 
  • Aufzeichnung aller Aktionen in der Dokumentenhistorie, Versionierung der Dokumente und Revisionskontrolle 
  • Schnelle Suche nach Dokumenten im System nach verschiedenen Attributen 
  • Verfolgung des Status, der Fristen und des Fortschritts bei der Erfüllung von vertraglichen Verpflichtungen mit einer Erinnerungsfunktion 

Implementierungsergebnisse 

  • Zeitersparnis bei der Vorbereitung und Freigabe von Dokumenten für Vertragsunterlagen 
  • Vereinfachte Interaktion zwischen den Mitarbeitern verschiedener Abteilungen bei der Arbeit mit Verträgen 
  • Systematisierung und Klassifizierung der vertraglichen Aktivitäten des Unternehmens 
  • Möglichkeit, Vertragsdokumente „aus der Ferne“ (außerhalb des Büros) zu überprüfen und zu pflegen 
  • Vermeidung von Fehlern bei der Durchsicht veralteter Versionen von Dokumenten 
  • Verfolgung des Dokumentenflusses, Vermeidung von Dokumentenverlusten 
  • Erheblich reduzierter Zeitaufwand für die Suche nach Dokumenten, optimierte Arbeitszeiten der Mitarbeiter

Website

  • risoil.com

Branche
Produkte und Dienstleistungen
Land

  • Ukraine

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