System EOD dla Rady Miasta Rubiżne — wdrożenie soft Xpansion

19 sierpnia 2020

soft Xpansion z powodzeniem wdrożył system elektronicznego obiegu dokumentów softXspace Government w Radzie Miasta Rubiżne — kluczowy krok w cyfryzacji usług administracji lokalnej we wschodniej Ukrainie.

Tło projektu

Projekt został zrealizowany w ramach programu „Demokratyczne Rządzenie we Wschodniej Ukrainie” (DG-East) przy wsparciu finansowym Amerykańskiej Agencji ds. Rozwoju Międzynarodowego (USAID). Celem było zastąpienie papierowego obiegu dokumentów nowoczesnym systemem elektronicznego zarządzania dokumentami, który spełnia standardy rządowe i wspiera przejrzyste, odpowiedzialne zarządzanie.

Co zostało wdrożone

Zespół soft Xpansion dostosował system softXspace Government do procesów organizacyjnych Rady Miasta Rubiżne. Wdrożenie obejmowało:

Adaptację systemu — konfiguracja EOD zgodnie ze strukturą organizacyjną rady i zasadami routingu dokumentów
Niestandardowe ścieżki zatwierdzania — funkcjonalność umożliwiająca instytucji samodzielne tworzenie i zarządzanie trasami zatwierdzania dokumentów
Szkolenie personelu — kompleksowy program szkoleniowy dla specjalistów komitetu wykonawczego
Dokumentacja i certyfikacja — przygotowanie dokumentacji do budowy Kompleksowego Systemu Ochrony Informacji (KSOI) oraz przeprowadzenie certyfikacji
Integracja — podłączenie EOD z istniejącymi systemami informatycznymi administracji

Rezultaty i wpływ

Po wdrożeniu Rada Miasta Rubiżne przeszła na w pełni cyfrowe zarządzanie dokumentami. Kluczowe rezultaty:

Eliminacja obiegu papierowego — cała korespondencja przychodząca, wychodząca i wewnętrzna przetwarzana cyfrowo
Szybsze przetwarzanie dokumentów — zautomatyzowany routing skraca obsługę z dni do godzin
Pełna ścieżka audytu — każda akcja na każdym dokumencie jest rejestrowana dla przejrzystości i rozliczalności
Dostęp 24/7 — upoważnieni pracownicy mogą uzyskiwać dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca
Zgodność — system spełnia ukraińskie standardy rządowe dla elektronicznego obiegu dokumentów

Korzyści dla samorządu lokalnego

Wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów w Radzie Miasta Rubiżne przyniosło wymierne korzyści zarówno dla pracowników administracji, jak i mieszkańców:

Pełna ścieżka audytu — każda decyzja, podpis i zmiana dokumentu zostaje zarejestrowana, co wzmacnia transparentność i odpowiedzialność.
Skrócenie czasu obsługi spraw — automatyczne ścieżki zatwierdzania zastąpiły fizyczne przekazywanie dokumentów między działami.
Bezpieczeństwo zgodne z KSOI — certyfikowany Kompleksowy System Ochrony Informacji chroni wrażliwe dane mieszkańców i administracji.
Wsparcie reformy decentralizacji — projekt jest częścią szerszej cyfryzacji administracji lokalnej finansowanej przez USAID DG-East.

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest EOD i dlaczego instytucje rządowe go potrzebują?

Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD) digitalizuje wszystkie procesy dokumentowe — korespondencję przychodzącą, wychodzącą i wewnętrzną — zastępując procesy papierowe zautomatyzowanym routingiem, podpisami cyfrowymi i ustrukturyzowanym przechowywaniem. Dla instytucji rządowych EOD zapewnia przejrzystość, rozliczalność i zgodność z normami krajowymi.

Czy projekt Rady Miasta Rubiżne był finansowany przez organizację międzynarodową?

Tak. Projekt został zrealizowany w ramach programu DG-East finansowanego przez USAID — inicjatywy o wartości 57 milionów dolarów wspierającej przejrzyste zarządzanie i cyfryzację w gminach wschodniej Ukrainy.

Czy soft Xpansion ma inne projekty cyfryzacji administracji?

Tak. soft Xpansion wdrożył systemy EOD dla Rady Miasta Mariupol, Rady Miasta Czortków oraz System Informacyjny Vulyk dla Ministerstwa Transformacji Cyfrowej Ukrainy. Produkt softXspace Government jest specjalnie zaprojektowany dla instytucji administracji lokalnej i centralnej.