System EOD dla Rady Miasta Rubiżne – wdrożenie soft Xpansion
soft Xpansion zaprezentował system elektronicznego zarządzania dokumentami w Radzie Miejskiej Rubiżnego
soft Xpansion z powodzeniem wdrożył system elektronicznego obiegu dokumentów softXspace Government w Radzie Miasta Rubiżne – kluczowy krok w cyfryzacji usług administracji lokalnej we wschodniej Ukrainie.
Tło projektu
Projekt został zrealizowany w ramach programu „Demokratyczne Rządzenie we Wschodniej Ukrainie” (DG-East) przy wsparciu finansowym Amerykańskiej Agencji ds. Rozwoju Międzynarodowego (USAID). Celem było zastąpienie papierowego obiegu dokumentów nowoczesnym systemem elektronicznego zarządzania dokumentami, który spełnia standardy rządowe i wspiera przejrzyste, odpowiedzialne zarządzanie.
Co zostało wdrożone
Zespół soft Xpansion dostosował system softXspace Government do procesów organizacyjnych Rady Miasta Rubiżne. Wdrożenie obejmowało:
- Adaptację systemu – konfiguracja EOD zgodnie ze strukturą organizacyjną rady i zasadami routingu dokumentów
- Niestandardowe ścieżki zatwierdzania – funkcjonalność umożliwiająca instytucji samodzielne tworzenie i zarządzanie ścieżkami zatwierdzania dokumentów
- Szkolenie personelu – kompleksowy program szkoleniowy dla specjalistów komitetu wykonawczego
- Dokumentacja i certyfikacja – przygotowanie dokumentacji do budowy Kompleksowego Systemu Ochrony Informacji (KSOI) oraz przeprowadzenie certyfikacji
- Integracja – podłączenie EOD z istniejącymi systemami informatycznymi administracji
Rezultaty i wpływ
Po wdrożeniu Rada Miasta Rubiżne przeszła na w pełni cyfrowe zarządzanie dokumentami. Kluczowe rezultaty:
- Eliminacja obiegu papierowego – cała korespondencja przychodząca, wychodząca i wewnętrzna przetwarzana cyfrowo
- Szybsze przetwarzanie dokumentów – zautomatyzowany routing skraca obsługę z dni do godzin
- Pełna ścieżka audytu – każda akcja na każdym dokumencie jest rejestrowana dla przejrzystości i rozliczalności
- Dostęp 24/7 – upoważnieni pracownicy mogą uzyskiwać dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca
- Zgodność – system spełnia ukraińskie standardy rządowe dla elektronicznego obiegu dokumentów
Korzyści dla samorządu lokalnego
Wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów w Radzie Miasta Rubiżne przyniosło wymierne korzyści zarówno dla pracowników administracji, jak i mieszkańców:
- Pełna ścieżka audytu – każda decyzja, podpis i zmiana dokumentu zostaje zarejestrowana, co wzmacnia transparentność i odpowiedzialność.
- Skrócenie czasu obsługi spraw – automatyczne ścieżki zatwierdzania zastąpiły fizyczne przekazywanie dokumentów między działami.
- Bezpieczeństwo zgodne z KSOI – certyfikowany Kompleksowy System Ochrony Informacji chroni wrażliwe dane mieszkańców i administracji.
- Wsparcie reformy decentralizacji – projekt jest częścią szerszej cyfryzacji administracji lokalnej finansowanej przez USAID DG-East.
Najczęściej zadawane pytania
Czym jest EOD i dlaczego instytucje rządowe go potrzebują?
Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD) digitalizuje wszystkie procesy dokumentowe – korespondencję przychodzącą, wychodzącą i wewnętrzną – zastępując procesy papierowe zautomatyzowanym routingiem, podpisami cyfrowymi i ustrukturyzowanym przechowywaniem. Dla instytucji rządowych EOD zapewnia przejrzystość, rozliczalność i zgodność z normami krajowymi.
Czy projekt Rady Miasta Rubiżne był finansowany przez organizację międzynarodową?
Tak. Projekt został zrealizowany w ramach programu DG-East finansowanego przez USAID – inicjatywy o wartości 57 milionów dolarów wspierającej przejrzyste zarządzanie i cyfryzację w gminach wschodniej Ukrainy.
Czy soft Xpansion ma inne projekty cyfryzacji administracji?
Tak. soft Xpansion wdrożył systemy EOD dla Rady Miasta Mariupol, Rady Miasta Czortków oraz System Informacyjny Vulyk dla Ministerstwa Transformacji Cyfrowej Ukrainy. Produkt softXspace Government jest specjalnie zaprojektowany dla instytucji administracji lokalnej i centralnej.
Projekty cyfryzacji administracji soft Xpansion
soft Xpansion posiada bogate doświadczenie we wdrażaniu rozwiązań do zarządzania dokumentami i automatyzacji dla instytucji administracji publicznej:
- Rada Miasta Rubiżne – system EOD (pełne studium przypadku)
- Rada Miasta Mariupol – automatyzacja Centrum Usług Administracyjnych
- System Informacyjny Vulyk – Ministerstwo Transformacji Cyfrowej
- Rada Miasta Czortków – system EOD
Chcesz zdigitalizować swoją instytucję administracyjną? Skontaktuj się z nami, aby omówić wymagania.
Powiązane artykuły:
Czytaj dalej
Cyfrowy obieg HR dla największej sieci retail Avrora
Avrora uruchomiła „eKadry" na softXspace.HR-Basis: portal HR dla 16 000+ pracowników z aplikacjami mobilnymi, Diia.Pidpys, PrivatBank i integracją ERP.
Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych
Kompleksowa automatyzacja procesów bankowych na softXspace Low-Code/No-Code: dokumenty, kredyty, e-Archiwum, organy kolegialne, back-office z integracją ABS/CRM.
Elektroniczny obieg dokumentów na platformie Low-Code
Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.
Automatyzacja dokumentów i procesów dla platformy Microsoft 365
softXspace365 oferuje kompleksowe rozwiązanie do automatyzacji procesów biznesowych w Microsoft 365. Do jego funkcji należą cyfrowe miejsce pracy, automatyzacja procesów bez konieczności programowania, zarządzanie dokumentami z szablonami i archiwizacją, śledzenie zadań oraz płynna integracja z narzędziami takimi jak DocuSign.
softXspace365 – dokumenty i automatyzacja w Microsoft 365
Jeśli chcesz szybko zautomatyzować swój biznes, zwiększyć wydajność pracowników i masz już Microsoft 365 lub planujesz jego zakup, softXspace365 jest idealnym rozwiązaniem!
Wesołych Świąt i Szczęśliwego Nowego Roku 2024!
Z okazji jasnego święta Bożego Narodzenia i zbliżającego się Nowego Roku chcielibyśmy szczerze pogratulować wam tych radosnych świąt!
