Elektroniczny system zarządzania dokumentami — Niva Pereyaslavshchiny

System elektronicznego zarządzania dokumentami, który automatyzuje dokumenty wychodzące, przychodzące, wewnętrzne, a także umowy grupowe. W ramach projektu wdrożono indywidualny proces zatwierdzania umów, który automatyzuje pracę z umowami biznesowymi

Funkcjonalność

Dokumenty przychodzące: przetwarzanie korespondencji przychodzącej, przegląd, realizacja (przygotowanie odpowiedzi), kontrola realizacji
Dokumenty wychodzące: przetwarzanie korespondencji wychodzącej, powiązanie z dokumentem przychodzącym, zatwierdzanie i podpisywanie, prowadzenie szablonów dokumentów
Dokumenty wewnętrzne: korespondencja wewnętrzna, dokumenty kadrowe, notatki służbowe, regulaminy wewnętrzne itp.
Dostęp do osobistego konta pracownika: agregacja zadań i dokumentów
Elastyczna konfiguracja szablonów dokumentów z możliwością automatycznego uzupełniania informacji z karty dokumentu
Konstruktor ścieżek do zatwierdzania, podpisywania i realizacji dokumentów, ustawianie kontroli realizacji, w tym kontroli cyklicznej
Wsparcie dla szablonów dokumentów i współpracy nad projektem dokumentu
Praca z dokumentami administracyjnymi: zatwierdzanie i podpisywanie, obsługa szablonów dokumentów, realizacja, kontrola realizacji, przegląd
Moduł HR
Zarządzanie i kontrola cyklu życia dokumentu: tworzenie, przechowywanie, edycja, dodawanie plików, zarządzanie wersjami, rejestracja, zatwierdzanie, podpisywanie, wykonywanie, archiwizacja, przenoszenie itp.
Zastępowanie pracowników: asystent kierownika i zastępca kierownika
Zatwierdzanie dokumentów: równoległe, sekwencyjne, mieszane
Zaawansowane wyszukiwanie dokumentów
Organizacja pracy kilku podmiotów prawnych
Automatyzacja pracy z umowami
Kompleksowe przetwarzanie dokumentów (podpisywanie, zatwierdzanie, tworzenie postanowień)

Wyniki wdrożenia

Oszczędność czasu pracy pracowników na czynnościach związanych z dokumentami, co pozwala uwolnić czas na produktywne działania
Obniżenie kosztów drukowania i dostarczania dokumentów papierowych
Zachowanie i gromadzenie informacji korporacyjnych
Stworzenie jednej przestrzeni informacyjnej ze zróżnicowanymi prawami dostępu dla podmiotów grupy kapitałowej
Zwiększenie szybkości przetwarzania informacji i przejrzystości przepływu informacji
Poprawa dyscypliny wykonawczej
Poprawa jakości decyzji zarządczych (poprzez wykorzystanie aktualnych danych)
Wdrożenie efektywnych mechanizmów wspólnej pracy
Możliwość kontroli procesów biznesowych przetwarzania dokumentów w czasie rzeczywistym

Powiązane studia przypadków: zarządzanie dokumentami dla Bank Portal, zarządzanie dokumentami dla Cyberpolice, zarządzanie dokumentami dla Rubizhne City Council, zarządzanie dokumentami dla Minister Of Energy And Environm, zarządzanie dokumentami dla Baltic City Council.