Elektroniczny system zarządzania dokumentami – Niva Pereyaslavshchiny

Funkcjonalność 

• Dokumenty przychodzące: przetwarzanie korespondencji przychodzącej, przegląd, realizacja (przygotowanie odpowiedzi), kontrola realizacji 
• Dokumenty wychodzące: przetwarzanie korespondencji wychodzącej, powiązanie z dokumentem przychodzącym, zatwierdzanie i podpisywanie, prowadzenie szablonów dokumentów 
• Dokumenty wewnętrzne: korespondencja wewnętrzna, dokumenty kadrowe, notatki służbowe, regulaminy wewnętrzne itp. 
• Dostęp do osobistego konta pracownika: agregacja zadań i dokumentów 
• Elastyczna konfiguracja szablonów dokumentów z możliwością automatycznego uzupełniania informacji z karty dokumentu 
• Konstruktor ścieżek do zatwierdzania, podpisywania i realizacji dokumentów, ustawianie kontroli realizacji, w tym kontroli cyklicznej 
• Wsparcie dla szablonów dokumentów i współpracy nad projektem dokumentu 
• Praca z dokumentami administracyjnymi: zatwierdzanie i podpisywanie, obsługa szablonów dokumentów, realizacja, kontrola realizacji, przegląd 
• Moduł HR 
• Zarządzanie i kontrola cyklu życia dokumentu: tworzenie, przechowywanie, edycja, dodawanie plików, zarządzanie wersjami, rejestracja, zatwierdzanie, podpisywanie, wykonywanie, archiwizacja, przenoszenie itp. 
• Zastępowanie pracowników: asystent kierownika i zastępca kierownika 
• Zatwierdzanie dokumentów: równoległe, sekwencyjne, mieszane 
• Zaawansowane wyszukiwanie dokumentów 
• Organizacja pracy kilku podmiotów prawnych 
• Automatyzacja pracy z umowami
• Kompleksowe przetwarzanie dokumentów (podpisywanie, zatwierdzanie, tworzenie postanowień) 

Wyniki wdrożenia 

• Oszczędność czasu pracy pracowników na czynnościach związanych z dokumentami, co pozwala uwolnić czas na produktywne działania 
• Obniżenie kosztów drukowania i dostarczania dokumentów papierowych 
• Zachowanie i gromadzenie informacji korporacyjnych 
• Stworzenie jednej przestrzeni informacyjnej ze zróżnicowanymi prawami dostępu dla podmiotów grupy kapitałowej 
• Zwiększenie szybkości przetwarzania informacji i przejrzystości przepływu informacji 
• Poprawa dyscypliny wykonawczej 
• Poprawa jakości decyzji zarządczych (poprzez wykorzystanie aktualnych danych) 
• Wdrożenie efektywnych mechanizmów wspólnej pracy 
• Możliwość kontroli procesów biznesowych przetwarzania dokumentów w czasie rzeczywistym

Powiązane studia przypadków: zarządzanie dokumentami dla Bank Portal, zarządzanie dokumentami dla Cyberpolice, zarządzanie dokumentami dla Rubizhne City Council, zarządzanie dokumentami dla Minister Of Energy And Environm, zarządzanie dokumentami dla Baltic City Council.