Elektroniczne archiwum dokumentów – Globus Bank

Funkcjonalność 

• Wysyłanie dokumentu do archiwizacji z systemów informatycznych banku 
• Rejestracja dokumentów
• Skanowanie dokumentów elektronicznych, w tym bezpośredni import do archiwum, w tym dokumentów podpisanych cyfrowo 
• Wyszukiwanie spraw, tomów, dokumentów, w tym wyszukiwanie pełnotekstowe po treści dokumentu 
• Kontrola czynności tworzenia i zatwierdzania protokołów zniszczenia, przekazywania spraw do pododdziałów 
• Formułowanie protokołu przyjęcia i przekazania oraz protokołu zniszczenia dokumentów 
• Konwersja dokumentów do niezmiennego formatu PDF-A przeznaczonego do długotrwałego przechowywania dokumentów 
• Praca ze sprawami, tomami, dokumentami (konstruowanie numeracji spraw, reformowanie, zamykanie, praca ze sprawami, zarządzanie sprawami przejściowymi) 
• Tworzenie i utrzymywanie nomenklatury spraw 
• Konstruowanie akt zgodnie ze strukturą i zatwierdzonymi przepisami dotyczącymi przechowywania archiwaliów, tworzenie jednolitej nomenklatury akt, akt jednostek strukturalnych 
• Tworzenie nomenklatury na podstawie nomenklatury z lat poprzednich, koordynacja nomenklatury akt 
• Formułowanie druków nomenklatury spraw 
• Wydawanie akt, tomów, dokumentów 
• Zwrot spraw, tomów, dokumentów 
• Eksport dokumentów, tomów, spraw w formacie elektronicznym ASIC, który pozwala na zapisywanie dokumentów, metainformacji, informacji o podpisach cyfrowych zgodnie z zaleceniami UE 
• Księgowość w zakresie przyjmowania i rozdysponowywania dokumentów 
• Raport statystyczny według działów, nomenklatury spraw, dodatkowe dostosowywanie raportów 
• Pobieranie modelu grupy/roli z systemów zewnętrznych, obsługa KPE 
• Konfiguracja matrycy praw dostępu w kontekście struktury organizacyjnej, ról i nomenklatury spraw 
• Wsparcie dla kwalifikowanego podpisu cyfrowego (KPE) 

Wyniki wdrożenia 

• Ustrukturyzowane elektroniczne przechowywanie dokumentów wyeliminowało ich utratę i zapewniło wygodne wyszukiwanie 
• Oszczędność czasu i zwiększenie efektywności pracy specjalistów 
• Minimalizacja kosztów utrzymania archiwum papierowego 
• Zwiększenie efektywności pracy z obiegiem dokumentów w ogóle, uproszczenie pracy z dokumentami archiwalnymi (wycofywanie, wysyłanie do przechowywania)

Powiązane studia przypadków: archiwum elektroniczne dla Raiffeisen Bank, archiwum elektroniczne dla Ukrsibbank, business analytics for electronic a – Procredit Bank, archiwum elektroniczne dla Kryvyi Rih City Council, archiwum elektroniczne dla Donetskmiskgaz.