Opis projektu
Aby rozwiązać zadanie kompleksowej automatyzacji pracy z kontrahentem, wdrożyliśmy dwa nasze produkty oparte na platformie LowCode/NoCode softXspace: Portal Klienta oraz softXspace.Business, system automatyzacji procesów biznesowych i zarządzania dokumentami elektronicznymi.
Rozwiązanie ma za zadanie zautomatyzować interakcje handlowe z kontrahentami firmy (klientami, dostawcami, partnerami itp.) oraz zautomatyzować wewnętrzne zarządzanie dokumentami.
Rozwiązanie zostało stworzone przede wszystkim w celu uproszczenia i ujednolicenia pracy z kontrahentami rolnymi, a także z innymi partnerami firmy. Rozwiązanie umożliwia automatyzację procesów biznesowych oraz bezpieczną wymianę dokumentów i informacji: akredytację kontrahentów, ofert handlowych, negocjowanie i zawieranie umów z wykorzystaniem podpisów cyfrowych, wymianę dokumentów rozliczeniowych itp. Ponadto rozwiązanie charakteryzuje się rozbudowanymi możliwościami integracyjnymi, możliwością samodzielnego budowania procesów biznesowych bez konieczności programowania oraz gwarantowaną dostępnością na poziomie 99,99% dzięki wdrożeniu w infrastrukturze Microsoft Azure.
Funkcjonalność
Kluczowe zautomatyzowane procesy:
- Wstępny przegląd kontrahenta: przetwarzanie wniosku i innych dokumentów od kontrahenta w celu oceny jego reputacji, ewentualnego ryzyka i perspektyw dalszej współpracy
- Rejestracja i autoryzacja kontrahenta: rejestracja kontrahenta na portalu po zakończeniu przeglądu wstępnego i otrzymaniu linku do rejestracji i autoryzacji
- Proces akredytacji kontrahenta: utworzenie w elektronicznym koncie Portalu Kontrahenta wniosku o akredytację/reakredytację kontrahenta, przesłanie go przedstawicielowi firmy do rozpatrzenia. W systemie elektronicznego zarządzania dokumentami wniosek jest weryfikowany i w przypadku jego zatwierdzenia kontrahent zostaje wprowadzony do systemu księgowego klienta
- Utworzenie oferty handlowej: utworzenie i podpisanie oferty handlowej w szafie elektronicznej portalu kontrahenta, przesłanie jej do regionalnego przedstawiciela klienta w EDMS. Rozpatrzenie do zatwierdzenia w systemie elektronicznego zarządzania dokumentami
- Tworzenie umowy: tworzenie umowy standardowej lub niestandardowej przez upoważnioną osobę klienta, w szczególności na podstawie szablonu z karty dokumentu. Zatwierdzenie i podpisanie umowy z wykorzystaniem podpisu cyfrowego i pieczęci cyfrowej. Tworzenie powiązań pomiędzy umowami
- Otrzymanie dokumentu od kontrahenta: utworzenie portalu kontrahenta w szafie elektronicznej, podpisanie i przesłanie oryginału dokumentu do przetworzenia do systemu elektronicznego zarządzania dokumentami. Zatwierdzenie, podpisanie i archiwizacja dokumentu w systemie EDMS
- Tworzenie dokumentu wychodzącego dla kontrahenta: utworzenie dokumentu wychodzącego w EDMS i wysłanie go do kontrahenta, z możliwością wyboru zatwierdzających i podpisujących, a także możliwością samodzielnej rejestracji i podpisania dokumentu
- Tworzenie dokumentów wewnętrznych: korespondencji wewnętrznej, dokumentów handlowych, notatek służbowych, regulaminów wewnętrznych itp. Możliwość stworzenia przez pracownika dokumentu wewnętrznego, wybrania jego zatwierdzających i podpisujących, a w razie potrzeby ustanowienia kontroli dokumentów
System elektronicznego zarządzania dokumentami: - Dostęp do osobistego konta pracownika EDMS: agregacja zadań i dokumentów
- Elastyczna konfiguracja szablonów dokumentów z możliwością automatycznego uzupełniania informacji z karty dokumentu
- Projektowanie ścieżek zatwierdzania, podpisywania i realizacji dokumentów, ustawianie kontroli realizacji
- Obsługa szablonów dokumentów i współpraca nad projektem dokumentu
- Moduł kadrowy systemu elektronicznego zarządzania dokumentami
- Zarządzanie i kontrola cyklu życia dokumentu: tworzenie, przechowywanie, edycja, dodawanie plików, zarządzanie wersjami, rejestracja, zatwierdzanie, podpisywanie, wykonywanie, archiwizacja, przenoszenie, wyszukiwanie itp.
- Zastępowanie pracowników: asystent kierownika i zastępca kierownika
- Zatwierdzanie dokumentów: równoległe, sekwencyjne, mieszane
- Zaawansowane wyszukiwanie dokumentów
- Wsparcie dla kwalifikowanego podpisu elektronicznego
Konto elektroniczne kontrahenta na portalu: - Tworzenie i inicjowanie realizacji dokumentów przez kontrahenta
- Odbieranie i przetwarzanie dokumentów wysłanych do kontrahenta
- Przeglądanie list dokumentów oczekujących na realizację przez kontrahenta
- Wyszukiwanie i filtrowanie dokumentów
- Przeglądanie dokumentów w hierarchii, informacje o powiązaniach między dokumentami
- Podgląd aktualnego stanu przetwarzania dokumentów, komentarze
- Przeglądanie wydrukowanych formularzy podpisanych dokumentów
- Zakładanie profilu kontrahenta, wyznaczanie osób upoważnionych przez kontrahenta
- Obsługa kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który nadaje podpisanym dokumentom status prawny
Wyniki wdrożenia
- Usystematyzowanie i ujednolicenie pracy z kontrahentami - zdefiniowano procesy biznesowe, ścieżki akceptacji, szablony dokumentów
- Przyspieszenie przepływu dokumentów pomiędzy firmą a jej partnerami - pełny cykl przetwarzania dokumentów i umów został skrócony z kilku tygodni do 2-3 dni
- Oszczędność czasu pracy pracowników na operacjach na dokumentach, co skutkuje uwolnieniem czasu na działania produktywne
- Zmniejszenie kosztów drukowania i dostarczania dokumentów papierowych
Stworzenie jednej przestrzeni informacyjnej ze zróżnicowanymi prawami dostępu dla kontrahenta i firmy - Poprawa dyscypliny działania i przejrzystości przepływu informacji
Poprawa jakości decyzji zarządczych poprzez wykorzystanie aktualnych danych, kontrolę w czasie rzeczywistym procesów biznesowych przetwarzania dokumentów - Rozwiązanie jest wdrożone w infrastrukturze Microsoft Azure, co zapewnia gwarantowaną dostępność aplikacji na poziomie 99,99%.
- Systemy przeszły testy bezpieczeństwa zarówno w wewnętrznym laboratorium testowym COFCO Agri Resources Ukraine, jak i zewnętrzne niezależne testy w znanym europejskim ośrodku specjalizującym się w bezpieczeństwie aplikacji internetowych. Rozwiązania zostały uznane za w pełni odpowiednie do bezpiecznej wymiany i przechowywania poufnych danych
- Pełne dostosowanie do urządzeń mobilnych - pracownicy i kontrahenci mogą pracować w systemie 24/7 z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu
- Rozwiązania oparte są na platformie softXspace LowCode/NoCode, która pozwala na szybką automatyzację innych procesów firmowych, takich jak produkcja, HR, zarządzanie, obieg dokumentów organizacyjnych i administracyjnych
.png)
