Ręczne zarządzanie umowami to czasochłonny, podatny na błędy i kosztowny proces, który negatywnie wpływa na efektywność i zgodność z przepisami. System Automatyzacji Zarządzania Umowami rewolucjonizuje ten proces, automatyzując cały cykl życia umowy – od tworzenia po przechowywanie – przy użyciu najnowocześniejszych technologii. Eliminuje błędy, przyspiesza akceptacje, poprawia współpracę i zapewnia pełną widoczność procesów.
W tym artykule omówimy korzyści, kluczowe funkcje oraz zastosowania systemów automatyzacji zarządzania umowami w praktyce i wyjaśnimy, dlaczego są one niezbędnym elementem nowoczesnych firm, które chcą działać efektywnie i obniżać koszty.
Czym jest System Automatyzacji Zarządzania Umowami?
System Automatyzacji Zarządzania Umowami to nowoczesne rozwiązanie, które usprawnia i poprawia cały cykl życia umowy – od tworzenia, przez realizację, aż po przechowywanie. System ten wykorzystuje automatyzację przepływu pracy do automatyzacji powtarzalnych zadań, redukcji błędów i zachowania spójności w zarządzaniu umowami.
Automatyzacja zarządzania umowami pozwala firmom zautomatyzować proces analizy i obsługi umów, upraszczając cykl działań takich jak generowanie, negocjowanie, realizacja i odnawianie. System umożliwia korzystanie z kluczowych funkcji, takich jak biblioteki klauzul i podpisy cyfrowe, które pozwalają na szybkie tworzenie zgodnych z prawem umów, ich sprawne zatwierdzanie i zapewnienie ich egzekwowalności prawnej.
Wszystkie umowy są centralnie przechowywane, co gwarantuje ich bezpieczeństwo i łatwy dostęp. Integracja danych umożliwia płynne współdziałanie z innymi platformami, takimi jak CRM czy ERP, zapewniając jednocześnie dokładne i aktualne informacje we wszystkich systemach.
Dlaczego firmy potrzebują Systemu Zarządzania Umowami?
Zarządzanie umowami jest kluczowe dla efektywności biznesu i unikania ryzyka. Jednak wiele organizacji zmaga się z tym obszarem. Według badań World Commerce and Contracting, słabe zarządzanie umowami może kosztować firmy nawet 9% ich rocznych przychodów.
Typowe problemy w zarządzaniu umowami:
Brak jasno określonych ról i odpowiedzialności: Niejasności w przypisywaniu zadań związanych z umowami są raportowane przez 40% organizacji, co prowadzi do nieefektywności i błędów.
Obsługa dużej liczby umów: 89% firm zmaga się z obsługą dużej ilości prostych umów, co prowadzi do powtarzalnych obciążeń administracyjnych.
Śledzenie postępów w realizacji umów: Brak scentralizowanego systemu utrudnia monitorowanie statusu umów, co skutkuje opóźnieniami i przekroczeniami terminów.
Zapewnienie zgodności: Manualne procesy sprawiają, że trudniej jest zagwarantować zgodność wszystkich umów z politykami firmy i przepisami, co zwiększa ryzyko.
System Zarządzania Umowami rozwiązuje te problemy poprzez automatyzację i usprawnienie cyklu życia umowy. Typowe funkcje systemu obejmują automatyzację przepływu pracy, zarządzanie umowami, scentralizowane przechowywanie, integrację danych, biblioteki klauzul i podpisy cyfrowe. Narzędzia te zwiększają efektywność, eliminują błędy i zapewniają zgodność.
Według naszych danych automatyzacja zarządzania umowami może obniżyć koszty administracyjne o około 228 000 USD rocznie i zaoszczędzić 2 550 godzin pracy. Dzięki wdrożeniu systemu zarządzania umowami firmy mogą przezwyciężyć swoje typowe problemy, zabezpieczyć przychody i poprawić wydajność całej operacji.
Jak automatyzacja umów poprawia efektywność biznesową
Automatyzacja umów to przełomowe rozwiązanie dla firm, które upraszcza zarządzanie skomplikowanymi procesami przepływu pracy. Dzięki automatyzacji całego cyklu życia umowy organizacje mogą wyeliminować nieefektywność, zredukować błędy i zaoszczędzić czas na realizację bardziej wartościowych zadań. Oto, jak automatyzacja umów zwiększa efektywność i oszczędza zasoby:
Uproszczone tworzenie umów
Ręczne tworzenie umów to zazwyczaj powtarzalny, czasochłonny proces pełen niejasności i wielokrotnych poprawek, który spowalnia realizację. Dzięki takim narzędziom jak biblioteki klauzul i gotowe szablony automatyzacja rozwiązuje te problemy, przyspieszając proces tworzenia umów. Firma obsługująca 1 200 umów może zaoszczędzić 28 000 USD i 320 godzin pracy, co pozwala zaoszczędzić czas, zasoby i zapewnia spójność dokumentacji.
Przyspieszone zatwierdzanie
Zatory w procesie zatwierdzania mogą powodować opóźnienia, co negatywnie wpływa na przychody i zadowolenie klientów. Automatyzacja przepływu pracy umożliwia automatyczne kierowanie umów do odpowiednich interesariuszy, zapewniając powiadomienia w czasie rzeczywistym i standaryzowane kroki zatwierdzania. Dzięki temu można zaoszczędzić nawet 810 godzin rocznie. Automatyzacja przyspiesza proces, zmniejsza błędy i poprawia efektywność.
Uproszczony proces podpisywania
Tradycyjne podpisywanie i przesyłanie dokumentów pocztą to czasochłonna procedura. Dzięki podpisom cyfrowym umowy mogą być podpisywane 24/7, co pozwala zaoszczędzić około 9 godzin pracy rocznie i około 9 000 USD. Proces ten eliminuje biurokratyczne opóźnienia i zapewnia zgodność z normami zatwierdzania.
Wymiana dokumentów i współpraca
Ręczna wymiana dokumentów powoduje problemy z wersjonowaniem i błędy w komunikacji. Automatyzacja umożliwia płynny przepływ dokumentów między osobami w bezpiecznym środowisku online. Przyspiesza to pracę i zmniejsza ryzyko zgubienia dokumentów, oszczędzając czas i wysiłek.
Centralizacja i łatwy dostęp
Automatyzacja oznacza, że wszystkie umowy są bezpieczne, uporządkowane i łatwo dostępne. Firmy mogą korzystać z systemów automatyzacji, aby szybko znaleźć potrzebne dokumenty, śledzić terminy i prowadzić uporządkowane archiwum. To zmniejsza ryzyko utraty ważnych umów i problemy podczas audytów.
Automatyzacja umów: rzeczywiste wyniki
Automatyzacja 1 200 procesów związanych z umowami pozwala zaoszczędzić 2 550 godzin pracy i do 228 000 USD rocznie. Oszczędności wynikają z bardziej efektywnego tworzenia, szybszego zatwierdzania oraz usprawnionych procesów podpisywania i przechowywania dokumentów.
Organizacje korzystające z automatyzacji umów poprawiają efektywność operacyjną, współpracę, dokładność i zgodność. Dzięki temu firmy mogą działać strategicznie, powierzając rutynowe zadania technologii.
Kluczowe elementy automatyzacji umów
Zestaw funkcji automatyzacji umów pozwala zautomatyzować cały cykl życia umowy z większą efektywnością, dokładnością i zgodnością. Oto kluczowe elementy skutecznego systemu automatyzacji umów:
Tworzenie dokumentów za pomocą szablonów
Wstępnie zatwierdzone szablony automatyzują proces tworzenia dokumentów, oszczędzając czas i zapewniając spójność. Szablony umożliwiają szybkie dostosowanie do polityki firmy i standardów prawnych, redukując powtarzalne zadania i błędy.
Podpis cyfrowy
Natychmiastowe podpisywanie umów eliminuje opóźnienia związane z tradycyjną dokumentacją papierową. Funkcja podpisów cyfrowych zapewnia bezpieczeństwo i zgodność z przepisami, oferując płynne i bezpieczne doświadczenie użytkownika.
Przechowywanie dokumentów
Wszystkie umowy są centralnie przechowywane w bezpieczny i zorganizowany sposób. Zaawansowane funkcje wyszukiwania umożliwiają szybkie odnajdywanie dokumentów, monitorowanie ich statusu i zgodność z polityką przechowywania, zmniejszając ryzyko zgubienia dokumentów.
Automatyzacja cyklu życia
Automatyzacja całego cyklu życia umowy, od tworzenia po odnawianie, usuwa wąskie gardła. Dzięki predefiniowanym przepływom pracy umowy przechodzą przez kroki takie jak zatwierdzanie, negocjacje i realizacja, co przyspiesza proces i zmniejsza opóźnienia.
Współpraca z kontrahentami
Dzięki uproszczonym narzędziom współpracy firmy mogą efektywnie współpracować z partnerami zewnętrznymi. W bezpiecznym środowisku kontrahenci mogą przeglądać, komentować i uzyskiwać dostęp do umów bez chaosu związanego z wymianą e-maili.
Analiza dokumentów
Analityka w czasie rzeczywistym dostarcza firmom cennych informacji na temat wydajności i trendów w zarządzaniu umowami. Dzięki temu firmy mogą śledzić czas realizacji, wskaźniki zgodności i cykle odnawiania, identyfikując obszary do poprawy.
Kontrola zobowiązań
Śledzenie zobowiązań kontraktowych pomaga unikać ryzyka i kar. Automatyzacja wysyła przypomnienia o kluczowych terminach, takich jak odnowienia czy realizacja, pomagając firmom dotrzymywać zobowiązań.
Automatyzacja umów wzbogaca działalność firm, poprawiając efektywność, współpracę, dokładność i bezpieczeństwo procesów zarządzania umowami dzięki zastosowaniu tych kluczowych elementów.
Studium przypadku: Wpływ automatyzacji umów
Kernel
Przez ponad 8 lat Kernel, lider w sektorze rolniczym, wykorzystywał automatyzację umów. Kernel przetwarza ponad 100 000 dokumentów elektronicznych rocznie dzięki automatyzacji zarządzania dokumentami umów i interakcjom z kontrahentami. Firma zintegrowała systemy wewnętrzne i zewnętrzne, takie jak ERP, CRM, BI itd. Wdrożenie portalu B2B do współpracy z kontrahentami, w tym dostawcami, klientami i partnerami, uprościło interakcje z ponad 6 500 kontrahentów. Znacząco przyspieszyło to oraz poprawiło dokładność i niezawodność procesów dokumentacyjnych.
Novus
Znana sieć handlowa Novus wdrożyła systemy automatyzacji w procesach zarządzania umowami. Poprzez wykorzystanie oprogramowania do zarządzania umowami opartego na platformie softXspace oraz integrację z zaufanymi platformami EDI, Novus uprościł i przyspieszył procesy, zmniejszył liczbę błędów ręcznych oraz skrócił czas akceptacji. W rezultacie firma usprawniła działania, pozwalając działom i kontrahentom współpracować szybciej, a także poprawiła produktywność i zgodność z przepisami.
Risoil S.A.
Jeden z głównych graczy w sektorach logistyki i agrobiznesu, Risoil S.A., wykorzystał automatyzację umów do zautomatyzowania procesów zarządzania dokumentami. Poprzez wdrożenie zaawansowanych przepływów dokumentów elektronicznych i integrację z YouControl, Risoil S.A. stał się bardziej przejrzysty i zgodny z regulacjami. Dzięki automatyzacji opartej na softXspace365 dla M365 firma sprawnie przetwarzała umowy, współpracując z interesariuszami, oraz poprawiła efektywność operacyjną.
Nibulon
W zaledwie 2 lata od wdrożenia automatyzacji umów, Nibulon, wiodący ukraiński producent i eksporter zboża, osiągnął wyjątkowe wyniki. Obecnie Nibulon przetwarza ponad 180 000 dokumentów elektronicznych rocznie, automatyzując przepływy dokumentów i interakcje z kontrahentami. Firma usprawniła swoje działania przy współpracy z ponad 3 500 kontrahentów, eliminując opóźnienia i zwiększając dokładność realizacji umów. Dzięki funkcjom Low-Code/No-Code oprogramowania do zarządzania umowami, proces wdrożenia zajął zaledwie dwa miesiące i nadal się rozwija bez potrzeby kodowania.
NDA
Automatyzacja umów jest stosowana przez globalnego lidera w sektorze produktów rolnych od ponad 4 lat w celu optymalizacji operacji. Firma przetwarza ponad 31 000 dokumentów elektronicznych rocznie i posiada zaawansowane oprogramowanie CLM, które poprawia dokładność i niezawodność. Firma płynnie integruje się z portalem B2B opartym na softXspace.ClientPortal, co pozwala jej efektywnie współpracować z ponad 650 kontrahentami. Automatyzacja przepływów dokumentów zmniejszyła obciążenie administracyjne, ograniczyła błędy i poprawiła komunikację w całych operacjach.
Jak wybrać odpowiedni system do automatyzacji zarządzania umowami
Wybór najlepszego systemu do automatyzacji zarządzania umowami jest kluczowy, aby ułatwić i usprawnić procesy umów. Aby wybrać rozwiązanie dopasowane do potrzeb Twojej organizacji, weź pod uwagę następujące kluczowe czynniki:
Łatwość użycia i elastyczność
Wybierz system z intuicyjnym interfejsem, który nie wymaga dużo szkolenia dla pracowników. Idealne rozwiązanie powinno pozwalać na dostosowanie do indywidualnych przepływów pracy i procesów biznesowych.
Zarządzanie cyklem życia umowy od początku do końca
System powinien obsługiwać cały proces — od generowania umowy, akceptacji i realizacji, po przechowywanie i śledzenie odnowień.
Wbudowane szablony i biblioteki klauzul
Szablony i biblioteki klauzul ułatwiają i przyspieszają tworzenie umów oraz zmniejszają ryzyko błędów. System powinien wspierać przechowywanie zatwierdzonych klauzul dla zapewnienia zgodności i efektywności.
Możliwości integracji
Znajdź platformę, która płynnie współpracuje z Twoimi obecnymi narzędziami: CRM, ERP, zarządzaniem dokumentami (DMS), DWH, CSP, rejestrami państwowymi itp. Integracja danych eliminuje ręczne wprowadzanie i błędy.
Wsparcie dla podpisu cyfrowego
Podpisywanie umów powinno być bezpieczne i zgodne z prawem. Podpisy cyfrowe przyspieszają akceptację i eliminują opóźnienia w procesie podpisywania.
Przechowywanie i bezpieczeństwo
Wszystkie umowy są bezpiecznie przechowywane w scentralizowanym systemie i łatwo dostępne. Sprawdź funkcje bezpieczeństwa, takie jak uprawnienia oparte na rolach, szyfrowanie oraz zgodność z obowiązującymi standardami regulacyjnymi.
Analityka i raportowanie
Narzędzia analityczne do zarządzania umowami zapewniają wgląd w wydajność umów, pozwalając na monitorowanie kluczowych wskaźników efektywności (KPI), wąskich gardeł oraz terminów odnowienia. Podejmowanie decyzji w oparciu o dane możliwe jest dzięki wnikliwemu raportowaniu.
Skalowalność i wsparcie
System powinien rozwijać się wraz z Twoją firmą, tak aby mógł obsługiwać rosnącą liczbę i złożoność umów. Sprawdź, czy dostawca oferuje solidne wsparcie klienta oraz regularne aktualizacje.
Biorąc pod uwagę te czynniki, możesz wybrać system automatyzacji zarządzania umowami, który nie tylko zwiększy efektywność Twojej firmy, ale także zapewni lepszą zgodność, bezpieczeństwo i współpracę we wszystkich procesach związanych z umowami.
Wprowadzenie rozwiązania soft Xpansion dla automatyzacji umów
soft Xpansion oferuje kompleksowe rozwiązanie do automatyzacji umów, które łączy wewnętrzne oprogramowanie do zarządzania umowami z portalem klienta B2B. Portal upraszcza przepływy pracy i optymalizuje wymianę dokumentów oraz danych z kontrahentami. Nasz system zarządzania umowami opiera się na platformie Low-Code/No-Code softXspace oraz gotowej aplikacji dla Microsoft 365. Funkcje takie jak konta pracowników, rejestry, szablony, współpraca, bezpieczne podpisy cyfrowe, przepływy pracy, przechowywanie danych i dostosowanie Low-Code ułatwiają firmom zarządzanie umowami, zapewnienie zgodności oraz redukcję ręcznych działań.
Zintegrowane rozwiązanie Client Portal wprowadza kontrahentów do jednego okna działań, takich jak akredytacja, wymiana dokumentów, zatwierdzenia, podpisywanie itp. Przyspiesza współpracę i minimalizuje opóźnienia dzięki narzędziom takim jak listy kontrolne, gotowe szablony i automatyczne powiadomienia.
Rozwiązanie obsługuje także ważne procesy, takie jak wymiana dokumentów prawnych, przepływy pracy związane z zamówieniami, aktualizacje wiadomości firmowych oraz cenników. soft Xpansion jest wspierane przez potężne integracje z systemami ERP, ECM, CRM i innymi, co zapewnia spójny i wydajny cykl życia umów.
Podsumowanie
System automatyzacji zarządzania umowami automatyzuje cały cykl życia umowy, oszczędzając czas, eliminując błędy i poprawiając zgodność. Dzięki automatyzacji przepływów pracy, zatwierdzeń i przechowywania, firmy mogą zaoszczędzić czas, zwiększyć efektywność współpracy i uzyskać pełną kontrolę nad umowami.
Soft Xpansion zrewolucjonizuje Twoje zarządzanie umowami. Skontaktuj się z nami już dziś, aby uzyskać spersonalizowaną konsultację i rozpocząć proces bardziej inteligentnych i wydajnych działań!
FAQ
Co to jest System Automatyzacji Zarządzania Umowami?
System Automatyzacji Zarządzania Umowami to oprogramowanie, które automatyzuje cały cykl życia umowy, od tworzenia po wykonanie i przechowywanie. Umożliwia generowanie umów, zatwierdzanie oraz automatyzację przepływów pracy, co pozwala oszczędzać czas, zmniejszać liczbę błędów i zwiększać zgodność.
Czym jest automatyzacja umów i jak pomaga zwiększyć efektywność firmy?
Automatyzacja umów przyspiesza procesy poprzez automatyzację powtarzalnych zadań, takich jak tworzenie umów, wykorzystanie bibliotek klauzul i szablonów zatwierdzonych wcześniej. Dzięki podpisom cyfrowym i integracji danych zatwierdzenia odbywają się szybko, a transfer danych jest płynny, co zmniejsza przeszkody i zwiększa efektywność operacyjną.
Dlaczego w zarządzaniu umowami warto stosować scentralizowane przechowywanie?
Wszystkie umowy są bezpiecznie przechowywane w jednym miejscu, co ułatwia ich wyszukiwanie, odzyskiwanie i zarządzanie. Gwarantuje to kontrolę wersji, zgodność z politykami przechowywania oraz szybkie analizy i zarządzanie umowami.
W jaki sposób automatyzacja przepływu pracy działa w systemie zarządzania umowami?
Zatwierdzanie i realizacja umów są automatyzowane poprzez kierowanie dokumentów do odpowiednich osób zgodnie z zdefiniowanymi zasadami. Usuwa to wąskie gardła, wysyła automatyczne powiadomienia o oczekujących zadaniach i zapewnia płynny przepływ umów przez wszystkie etapy.
Jakie znaczenie mają biblioteki klauzul i podpisy cyfrowe w zarządzaniu umowami?
Biblioteki klauzul zawierają zatwierdzone warunki i postanowienia, nawet w różnych umowach. Podpisy cyfrowe to prawnie wiążące podpisy, które zapewniają bezpieczne, szybkie i bezpieczne zatwierdzenia bez potrzeby użycia dokumentacji papierowej.
