Elektroniczny system zarządzania dokumentami — Piraeus Bank

System elektronicznego zarządzania dokumentami, który zautomatyzował dokumenty wychodzące, przychodzące i wewnętrzne, a także zamówienia i protokoły. W ramach projektu wdrożono indywidualny proces zamówień, który zautomatyzował pracę z umowami biznesowymi banku: przygotowanie, zatwierdzenie wniosku, przegląd i zatwierdzenie wniosku przez Komisję Przetargową, przygotowanie umowy, faktury do zapłaty, kontrola realizacji

Funkcjonalność

Dokumenty wewnętrzne: korespondencja wewnętrzna, rozpatrywanie wniosków, dokumenty kadrowe, notatki służbowe, regulaminy wewnętrzne itp.
Dostęp do konta osobistego pracownika: agregacja zadań, dokumentów, linków do zasobów zewnętrznych, katalog procesów biznesowych
Elastyczna konfiguracja szablonów dokumentów z możliwością automatycznego wypełniania informacji z karty dokumentu
Kreator ścieżek zatwierdzania, podpisywania i realizacji dokumentów, ustawianie kontroli realizacji (w tym cyklicznej)
Wsparcie dla szablonów dokumentów, możliwości wspólnej pracy nad projektem dokumentu
Praca z dokumentami administracyjnymi: zatwierdzanie i podpisywanie, obsługa szablonów dokumentów, realizacja, kontrola realizacji, przegląd
Protokoły: przetwarzanie spotkań, terminów, umów, tworzenie pytań i decyzji, zatwierdzanie i podpisywanie, wsparcie dla szablonów dokumentów, realizacja, kontrola wykonania
Dokumenty przychodzące: przetwarzanie korespondencji przychodzącej, przegląd, wykonanie (przygotowanie odpowiedzi), kontrola wykonania, wsparcie w zakresie kodów kreskowych
Dokumenty wychodzące: obsługa korespondencji wychodzącej, powiązanie z dokumentem przychodzącym, zatwierdzanie i podpisywanie, obsługa szablonów dokumentów
Moduł HR
Zarządzanie i kontrola cyklu życia dokumentu: tworzenie, przechowywanie, edycja, dołączanie plików, zarządzanie wersjami, rejestracja, zatwierdzanie, podpisywanie, wykonywanie, archiwizowanie, przekazywanie itp.
Zastępowanie pracowników: asystent kierownika i zastępca kierownika
Zatwierdzanie dokumentów: równoległe, sekwencyjne, mieszane
Zaawansowane wyszukiwanie dokumentów

Wyniki wdrożenia

Redukcja kosztów finansowych związanych z przechowywaniem papierowych oryginałów oraz skrócenie czasu przetwarzania dokumentów
Skrócenie czasu zatwierdzania i podpisywania dokumentów z 2-3 tygodni do 1 godziny
Eliminacja sytuacji ujawnienia poufnych danych dzięki bezpiecznemu przechowywaniu dokumentów w chmurze
Minimalizacja ryzyka błędów w pracy z dokumentami dzięki standaryzacji wszystkich procedur pracy
100% realizacji zleceń dzięki kontroli terminów i terminowemu wykonywaniu obowiązków służbowych
Komfortowa praca specjalistów banku w systemie dzięki prostemu i intuicyjnemu interfejsowi i designie

Powiązane studia przypadków: zarządzanie dokumentami dla Metinvest, zarządzanie dokumentami dla Turbogaz, zarządzanie dokumentami dla Minister Of Energy And Environm, zarządzanie dokumentami dla Globus Bank, zarządzanie dokumentami dla Energodar City Council.