Menu

Electronic document management system

System elektronicznego zarządzania dokumentami, który zautomatyzował dokumenty wychodzące, przychodzące i wewnętrzne, a także zamówienia i protokoły. W ramach projektu wdrożono indywidualny proces zamówień, który zautomatyzował pracę z umowami biznesowymi banku: przygotowanie, zatwierdzenie wniosku, przegląd i zatwierdzenie wniosku przez Komisję Przetargową, przygotowanie umowy, faktury do zapłaty, kontrola realizacji

Funkcjonalność 

  • Dokumenty wewnętrzne: korespondencja wewnętrzna, rozpatrywanie wniosków, dokumenty kadrowe, notatki służbowe, regulaminy wewnętrzne itp. 
  • Dostęp do konta osobistego pracownika: agregacja zadań, dokumentów, linków do zasobów zewnętrznych, katalog procesów biznesowych 
  • Elastyczna konfiguracja szablonów dokumentów z możliwością automatycznego wypełniania informacji z karty dokumentu 
  • Kreator ścieżek zatwierdzania, podpisywania i realizacji dokumentów, ustawianie kontroli realizacji (w tym cyklicznej) 
  • Wsparcie dla szablonów dokumentów, możliwości wspólnej pracy nad projektem dokumentu 
  • Praca z dokumentami administracyjnymi: zatwierdzanie i podpisywanie, obsługa szablonów dokumentów, realizacja, kontrola realizacji, przegląd 
  • Protokoły: przetwarzanie spotkań, terminów, umów, tworzenie pytań i decyzji, zatwierdzanie i podpisywanie, wsparcie dla szablonów dokumentów, realizacja, kontrola wykonania 
  • Dokumenty przychodzące: przetwarzanie korespondencji przychodzącej, przegląd, wykonanie (przygotowanie odpowiedzi), kontrola wykonania, wsparcie w zakresie kodów kreskowych 
  • Dokumenty wychodzące: obsługa korespondencji wychodzącej, powiązanie z dokumentem przychodzącym, zatwierdzanie i podpisywanie, obsługa szablonów dokumentów 
  • Moduł HR 
  • Zarządzanie i kontrola cyklu życia dokumentu: tworzenie, przechowywanie, edycja, dołączanie plików, zarządzanie wersjami, rejestracja, zatwierdzanie, podpisywanie, wykonywanie, archiwizowanie, przekazywanie itp. 
  • Zastępowanie pracowników: asystent kierownika i zastępca kierownika 
  • Zatwierdzanie dokumentów: równoległe, sekwencyjne, mieszane 
  • Zaawansowane wyszukiwanie dokumentów 

Wyniki wdrożenia 

  • Redukcja kosztów finansowych związanych z przechowywaniem papierowych oryginałów oraz skrócenie czasu przetwarzania dokumentów 
  • Skrócenie czasu zatwierdzania i podpisywania dokumentów z 2-3 tygodni do 1 godziny 
  • Eliminacja sytuacji ujawnienia poufnych danych dzięki bezpiecznemu przechowywaniu dokumentów w chmurze 
  • Minimalizacja ryzyka błędów w pracy z dokumentami dzięki standaryzacji wszystkich procedur pracy 
  • 100% realizacji zleceń dzięki kontroli terminów i terminowemu wykonywaniu obowiązków służbowych 
  • Komfortowa praca specjalistów banku w systemie dzięki prostemu i intuicyjnemu interfejsowi i designie

Strona internetowa
Branża
Produkty i usługi
Kraj

  • Ukraina

Similar cases

Electronic document management system

Wrzesień, 2022

A system that automates outgoing, incoming, internal documents, as well as orders and protocols, uniting 500 employees

Learn more
Electronic document management system

Grudzień, 2022

Ensuring the automation of document flow processes at the enterprise, improving management functions. The softXspace Business system has been introduced. It consists of modules: Office work, Calendar of events, Personnel, Personal reception, a module for negotiating contracts

Learn more
Electronic document management system

Grudzień, 2022

An electronic document management system that automates outgoing, incoming, internal documents, as well as contracts in the Group of companies. The project implements an individual process the process of contract automation, which automates of work of business contracts

Learn more

soft Xpansion to międzynarodowa firma z ponad 25-letnim doświadczeniem w tworzeniu i wdrażaniu oprogramowania

Nasze social media
Skontaktuj się z nami