Elektroniczny system zarządzania dokumentami – Piraeus Bank
System elektronicznego zarządzania dokumentami, który zautomatyzował dokumenty wychodzące, przychodzące i wewnętrzne, a także zamówienia i protokoły. W ramach projektu wdrożono indywidualny proces zamówień, który zautomatyzował pracę z umowami biznesowymi banku: przygotowanie, zatwierdzenie wniosku, przegląd i zatwierdzenie wniosku przez Komisję Przetargową, przygotowanie umowy, faktury do zapłaty, kontrola realizacji
Funkcjonalność
- Dokumenty wewnętrzne: korespondencja wewnętrzna, rozpatrywanie wniosków, dokumenty kadrowe, notatki służbowe i regulaminy wewnętrzne
- Dostęp do konta osobistego pracownika: agregacja zadań, dokumentów, linków do zasobów zewnętrznych, katalog procesów biznesowych
- Elastyczna konfiguracja szablonów dokumentów z możliwością automatycznego wypełniania informacji z karty dokumentu
- Kreator ścieżek zatwierdzania, podpisywania i realizacji dokumentów, ustawianie kontroli realizacji (w tym cyklicznej)
- Wsparcie dla szablonów dokumentów, możliwości wspólnej pracy nad projektem dokumentu
- Praca z dokumentami administracyjnymi: zatwierdzanie i podpisywanie, obsługa szablonów dokumentów, realizacja, kontrola realizacji, przegląd
- Protokoły: przetwarzanie spotkań, terminów, umów, tworzenie pytań i decyzji, zatwierdzanie i podpisywanie, wsparcie dla szablonów dokumentów, realizacja, kontrola wykonania
- Dokumenty przychodzące: przetwarzanie korespondencji przychodzącej, przegląd, wykonanie (przygotowanie odpowiedzi), kontrola wykonania, wsparcie w zakresie kodów kreskowych
- Dokumenty wychodzące: obsługa korespondencji wychodzącej, powiązanie z dokumentem przychodzącym, zatwierdzanie i podpisywanie, obsługa szablonów dokumentów
- Moduł HR
- Zarządzanie i kontrola cyklu życia dokumentu: tworzenie, przechowywanie, edycja, dołączanie plików, zarządzanie wersjami, rejestracja, zatwierdzanie, podpisywanie, wykonywanie, archiwizowanie i przekazywanie
- Zastępowanie pracowników: asystent kierownika i zastępca kierownika
- Zatwierdzanie dokumentów: równoległe, sekwencyjne, mieszane
- Zaawansowane wyszukiwanie dokumentów
Wyniki wdrożenia
- Redukcja kosztów finansowych związanych z przechowywaniem papierowych oryginałów oraz skrócenie czasu przetwarzania dokumentów
- Skrócenie czasu zatwierdzania i podpisywania dokumentów z 2-3 tygodni do 1 godziny
- Eliminacja sytuacji ujawnienia poufnych danych dzięki bezpiecznemu przechowywaniu dokumentów w chmurze
- Minimalizacja ryzyka błędów w pracy z dokumentami dzięki standaryzacji wszystkich procedur pracy
- 100% realizacji zleceń dzięki kontroli terminów i terminowemu wykonywaniu obowiązków służbowych
- Komfortowa praca specjalistów banku w systemie dzięki prostemu i intuicyjnemu interfejsowi i designie
Powiązane studia przypadków: zarządzanie dokumentami dla Metinvest, zarządzanie dokumentami dla Turbogaz, zarządzanie dokumentami dla Minister Of Energy And Environm, zarządzanie dokumentami dla Globus Bank, zarządzanie dokumentami dla Energodar City Council.
Strona internetowa
-
piraeusbank.ua
Branża
Produkty i usługi
Kraj
-
Ukraina
