Elektroniczny system zarządzania dokumentami – Turbogaz

Funkcjonalność 

• Prowadzenie biura: obsługa dokumentów przychodzących i wychodzących, korespondencja wewnętrzna, dokumenty organizacyjne i administracyjne, protokoły, zarządzenia i instrukcje, zadania, negocjowanie umów, monitorowanie realizacji uchwał 
• Kalendarz wydarzeń: dzięki tej funkcjonalności można planować spotkania i wydarzenia, sprawdzać dostępność wolnych zasobów i czasu oraz je rezerwować 
• Zasoby ludzkie: utrzymywanie i zmiana struktury organizacyjnej, zatrudnianie nowych pracowników i archiwizowanie zwolnionych pracowników, przechowywanie informacji o pracownikach (dodawanie/usuwanie do/z drzewa struktury organizacyjnej) 
• Odbiór osobisty przez kierownictwo: umożliwia umawianie spotkań, tworzenie zamówień i dokumentów 
• Moduł zatwierdzania umów: możliwość zbudowania procesu zatwierdzania dokumentu o dowolnej złożoności, wybór rodzaju zatwierdzania (sekwencyjne, równoległe lub łączone), wskazanie osób zatwierdzających i skonfigurowanie etapów lub wykorzystanie szablonów zatwierdzeń 

Wyniki wdrożenia 

• Redukcja kosztów finansowych związanych z przechowywaniem papierowych oryginałów oraz skrócenie czasu przetwarzania dokumentów 
• Skrócenie czasu zatwierdzania i podpisywania dokumentów z 2-3 tygodni do 1 godziny 
• Eliminacja sytuacji ujawnienia poufnych danych dzięki bezpiecznemu przechowywaniu dokumentów w chmurze 
• Minimalizacja ryzyka błędów w pracy z dokumentami dzięki standaryzacji wszystkich procedur pracy 
• 100% realizacji zleceń dzięki kontroli terminów i terminowemu wykonywaniu obowiązków służbowych 
• Komfortowa praca specjalistów banku w systemie dzięki prostemu i intuicyjnemu interfejsowi i designie

Powiązane studia przypadków: zarządzanie dokumentami dla Energodar City Council, archiwum elektroniczne dla Kryvyi Rih City Council, automatyzacja procesów dla Naftogaz, automatyzacja procesów dla Metinvest, zarządzanie dokumentami dla Shakhivska Amalgamated Territor.