Elektroniczny system zarządzania dokumentami — Globus Bank

System elektronicznego zarządzania dokumentami, przeznaczony dla 500 pracowników, zautomatyzował dokumenty wychodzące, przychodzące i wewnętrzne, a także zamówienia i protokoły. Projekt zintegrował się z systemami HR i CRM banku

Funkcjonalność

Dostęp do konta osobistego pracownika: agregacja zadań, dokumentów, linków do zasobów zewnętrznych, katalog procesów biznesowych
Dokumenty wewnętrzne: korespondencja wewnętrzna, rozpatrywanie wniosków, dokumenty kadrowe, notatki służbowe, regulaminy wewnętrzne itp.
Projektowanie ścieżek zatwierdzania, podpisywania i realizacji dokumentów, ustawianie kontroli realizacji, w tym kontroli cyklicznej
Obsługa szablonów dokumentów, współpraca nad projektem dokumentu
Zarządzenia i instrukcje: zatwierdzanie i podpisywanie, obsługa szablonów dokumentów, realizacja, monitoring, przegląd
Dokumenty przychodzące: przetwarzanie korespondencji przychodzącej, przegląd, realizacja (przygotowanie odpowiedzi), kontrola realizacji
Dokumenty wychodzące: przetwarzanie korespondencji wychodzącej, powiązanie z dokumentem przychodzącym, zatwierdzanie i podpisywanie, obsługa szablonów dokumentów
Zarządzanie i kontrola cyklu życia dokumentu: tworzenie, przechowywanie, edycja, dołączanie plików, zarządzanie wersjami, rejestrowanie, zatwierdzanie, podpisywanie, wykonywanie, archiwizacja, przenoszenie itp.
Uzgadnianie dokumentów: równoległe, sekwencyjne, mieszane
Wyszukiwanie dokumentów, w tym wyszukiwanie na podstawie morfologii

Wyniki wdrożenia

Redukcja kosztów finansowych związanych z przechowywaniem papierowych oryginałów oraz skrócenie czasu przetwarzania dokumentów
Skrócenie czasu zatwierdzania i podpisywania dokumentów z 2-3 tygodni do 1 godziny
Eliminacja sytuacji wycieku poufnych danych dzięki bezpiecznemu przechowywaniu dokumentów w chmurze
Minimalizacja ryzyka błędów w pracy z dokumentami dzięki standaryzacji wszystkich procedur pracy
100% realizacji zleceń dzięki kontroli terminów i terminowemu wykonywaniu obowiązków służbowych
Komfortowa praca specjalistów banku w systemie dzięki prostemu i intuicyjnemu interfejsowi i budowie
Zapewniona jest integracja z systemem kadrowym banku oraz systemem CRM

Powiązane studia przypadków: zarządzanie dokumentami dla Piraeus Bank, zarządzanie dokumentami dla Chortkiv City Council, zarządzanie dokumentami dla Niva Pereyaslavshchiny, zarządzanie dokumentami dla Baltic City Council, zarządzanie dokumentami dla Cyberpolice.